สามบทบาทของการสื่อสารในที่ทำงาน
ในที่ทำงานเราต้องติดต่อกับบุคคลต่างๆ เช่น เจ้านาย เพื่อนร่วมงาน ลูกน้อง เป็นต้น ความสัมพันธ์ของพวกเขากับเราแตกต่างกัน และวิธีที่เราพูดคุยกับพวกเขาแตกต่างกัน คุณเคยสังเกตไหมว่าคุณพูดคุยกับพวกเขาอย่างไร? รู้ไหมทำไมพูดแบบนี้?
มีนักจิตวิทยาชื่อเอริค เบิร์น ผู้เสนอทฤษฎีที่เรียกว่า ‘การวิเคราะห์ธุรกรรม’ เขาบอกว่าเมื่อเราพูดคุยกับคนอื่น เราจะมีบทบาทที่แตกต่างกันสามบทบาท: ‘ผู้ปกครอง’ ‘ผู้ใหญ่’ และ ‘เด็ก’ บทบาททั้งสามนี้แสดงถึงสภาวะ กิริยา และทัศนคติของเราในการพูด
เบิร์นเชื่อว่าเราได้รับการศึกษาและได้รับอิทธิพลจากพ่อแม่มาตั้งแต่เด็ก และเราได้เรียนรู้มากมายจากสังคมเมื่อเราโตขึ้น ดังนั้นทุกคนจึงมี 3 บทบาท คือ พ่อแม่ ผู้ใหญ่ และเด็ก ซึ่งประกอบขึ้นเป็นบุคลิกภาพที่ซับซ้อนของเรา บทบาททั้งสามนี้มีอิทธิพลต่อวิธีที่เราพูด:
- ป: ในฐานะพ่อแม่ เราแสดงอำนาจและความเหนือกว่า มักจะออกคำสั่งหรือวิพากษ์วิจารณ์ผู้อื่น และวิพากษ์วิจารณ์และรุนแรง
- ตอบ: ในฐานะผู้ใหญ่ เราจะแสดงความเป็นกลางและมีเหตุผล พูดตามข้อเท็จจริงและตรรกะ และสามารถจัดการกับความแตกต่างได้อย่างยืดหยุ่น และแสดงความเคารพต่อผู้อื่น
- C: เมื่อแสดงบทบาทของเด็กๆ เราจะเป็นคนจริงจังและตรงไปตรงมา มีทัศนคติที่เอาแต่ใจตัวเองมากขึ้น และเป็นเรื่องง่ายที่จะแสดงด้านเจตนา อารมณ์ และการรับรู้
ในชีวิตประจำวัน เราเลือกตัวละครต่างๆ ที่จะพูดตามโอกาสและวัตถุต่างๆ ทำให้เกิดรูปแบบความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่เป็นเอกลักษณ์ของเรา ในขณะเดียวกัน คนอื่นก็จะใช้บทบาทของตนมาพูดคุยกับเราด้วย ดังนั้น เราต้องวิเคราะห์บทบาทของผู้อื่นด้วย (ใส่ใจกับคำพูดและภาษากายที่พวกเขาใช้) และเลือกบทบาท ทัศนคติ และวิธีตอบสนองที่เหมาะสม
จะจัดการกับรูปแบบการสื่อสารแบบพ่อในที่ทำงานได้อย่างไร?
ในที่ทำงาน วิธีการสื่อสารระหว่างเจ้านาย-พนักงานที่พบบ่อยที่สุดคือโหมด ‘พ่อแม่-ลูก’ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเจ้านายมอบหมายงานให้กับพนักงานหรือประเมินงาน
เจ้านาย: ‘วางรายงานที่เสร็จแล้วไว้บนโต๊ะของฉันก่อนเลิกงาน คุณจะไม่ได้รับอนุญาตให้ออกจากงานจนกว่างานจะเสร็จ’
ในฐานะพนักงาน เมื่อเราเผชิญกับคำสั่งพ่อเช่นนี้จากเจ้านายของเรา เรามีความเป็นไปได้สามประการที่จะตอบสนองดังต่อไปนี้:
- พี (พ่อแม่): ‘ฉันไม่ว่าง วันนี้มีอย่างอื่นต้องทำหลังเลิกงาน ไปหาคนอื่นทำก็ได้’
- ก (ผู้ใหญ่): “คุณให้ฉันเตรียมข้อมูลลูกค้าสำหรับพรุ่งนี้ ถ้าฉันต้องจัดทำรายงานนี้ก่อนเลิกงานงานของฉันก็จะล่าช้า ฉันคิดว่าข้อมูลลูกค้ามีความเร่งด่วนและสำคัญกว่า ฉันจะให้ คุณจะรายงานพรุ่งนี้หรือจะปล่อยให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นรับผิดชอบดี”
- C (เด็ก): ‘ฉันไม่สน ถ้าทำงานไม่เสร็จก่อนเลิกงาน พรุ่งนี้ค่อยว่ากัน!’
แม้ว่าเจ้านายจะใช้โหมดผู้ปกครองเพื่อสื่อสารกับพนักงาน พนักงานก็จะรู้สึกไม่สบายใจ แต่ถ้าเจ้านายใช้โหมดการสื่อสารระหว่างผู้ปกครองหรือเด็กในการโต้ตอบ เราก็สามารถจินตนาการผลลัพธ์ได้! ดังนั้นแม้ว่าคุณจะไม่มีความสุข แต่การพยายามโต้ตอบในโหมดผู้ใหญ่มักจะดีกว่าในการรักษาการสื่อสารและความสัมพันธ์ที่ดีในที่ทำงาน
สร้างการสื่อสาร ‘ผู้ใหญ่ถึงผู้ใหญ่’ ที่มีประสิทธิภาพ
เมื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานในที่ทำงาน สิ่งที่ดีที่สุดคือการสร้างปฏิสัมพันธ์ ‘ระหว่างผู้ใหญ่’ อย่างต่อเนื่อง และสื่อสารอย่างเป็นกลางและมีเหตุผล เพื่อให้งานสามารถดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่น แต่การสื่อสารเป็นแบบสองทาง เพื่อสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้ใหญ่กับผู้ใหญ่ ทั้งสองฝ่ายจำเป็นต้องรับบทบาทเป็น ‘ผู้ใหญ่’
ปฏิสัมพันธ์ที่เรียกว่า ‘ผู้ใหญ่ถึงผู้ใหญ่’ แท้จริงแล้วหมายถึงการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ กล่าวคือ ผู้พูดและผู้ฟังเข้าใจข้อความในลักษณะเดียวกัน แต่บางครั้งข้อมูลอาจถูกตีความโดยผู้เชื่อฟังว่าเป็นความหมายที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงซึ่งอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดหรือแม้กระทั่งความขัดแย้งและส่งผลกระทบต่อการสื่อสารในการทำงาน
ในทางกลับกัน หลายๆ คนจะเพิกเฉยต่อจุดประสงค์ของการสื่อสาร ซึ่งไม่ใช่แค่เพื่อแสดงความคิดเห็นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้อีกฝ่ายเข้าใจข้อความของคุณอย่างแท้จริงอีกด้วย ดังนั้นการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ความคิดเห็นที่ชัดเจนจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก หากทั้งสองฝ่ายสนใจแต่เพียงสิ่งที่ต้องการจะพูดและไม่รู้ว่าอีกฝ่ายเข้าใจหรือไม่ ก็จะกลายเป็นการพูดคุยกับตัวเอง การสื่อสารจะพบกับอุปสรรค และการทำงานจะไม่ราบรื่น
ทุกคนมีวิธีถ่ายทอดข้อมูลและวิธีการรับและทำความเข้าใจเป็นของตัวเอง ดังนั้นในกระบวนการสื่อสารอย่าคิดว่าคนอื่นจะเข้าใจคุณได้ทันที การขอคำติชมจากผู้อื่นก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ในทำนองเดียวกัน ข้อเสนอแนะเชิงรุกเพื่อให้อีกฝ่ายทราบว่าความเข้าใจของคุณสามารถหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
นอกจากข้อเสนอแนะเชิงรุกแล้ว เคล็ดลับ 6 ข้อต่อไปนี้ยังช่วยให้คุณสร้างการสนทนา ‘ระหว่างผู้ใหญ่’ และสร้างการสื่อสารที่ดีในที่ทำงานได้อีกด้วย
6 เคล็ดลับในการบรรลุการสื่อสารในสถานที่ทำงาน/ทีมที่ดี
1. ฟังแทนที่จะขัดจังหวะ
เมื่อเราไม่เห็นด้วยกับอีกฝ่าย เราอาจถูกล่อลวงให้หักล้างพวกเขาทันที แต่การทำเช่นนี้อาจทำให้อีกฝ่ายรู้สึกขุ่นเคืองและทำให้บทสนทนาเกิดอารมณ์ได้ง่าย เราสามารถต้านทานความอยากที่จะขัดจังหวะและรับฟังมุมมองหรือเหตุผลของผู้อื่นอย่างอดทน ก่อนที่จะเสนอแนะหรือแก้ไขปัญหาเพื่อลดโอกาสที่จะเกิดความขัดแย้ง
2. คิดให้ดีก่อนพูด
การสื่อสารคือการทำความเข้าใจความคิดของอีกฝ่าย ก่อนที่จะพูด คุณอาจใช้เวลาคิดก่อนว่าจะถามคำถามอย่างไร ตัวอย่างเช่น ถ้าเราไม่แน่ใจว่าเจ้านายหมายถึงอะไร แทนที่จะพูดออกไปว่า ‘ฉันเข้าใจ’ และทำสิ่งผิดไปโดยไม่ได้ตั้งใจ เราสามารถยืนยันได้ด้วยการทำซ้ำสิ่งที่เจ้านายพูดด้วยคำพูดของเราเองหลังจากฟังแล้ว
ตัวอย่างเช่น:
- บอส: ‘โปรเจ็กต์นี้ต้องแก้ไขวันมะรืนในหลาย ๆ ที่ที่ฉันเพิ่งพูดถึง เข้าใจไหม?’
- พนักงาน: ‘หัวหน้า คุณหมายถึงว่านอกจากการแก้ไข A, B และ C แล้ว ยังมีส่วนอื่นที่ต้องปรับปรุงอีกหรือไม่’
3. เลือกช่วงเวลาที่เหมาะสมเพื่อเริ่มการสนทนา
เมื่อสื่อสารในที่ทำงาน คุณควรใส่ใจกับลำดับความสำคัญและสภาวะทางอารมณ์ของอีกฝ่าย เช่น วันนี้เจ้านายอารมณ์ไม่ดี เราควรหลีกเลี่ยงการนำข่าวร้ายมาให้เขาอีกหรือไม่? การเห็นใบหน้าและอารมณ์ของอีกฝ่ายอย่างชัดเจนถือเป็นทักษะสำคัญในการสื่อสารในที่ทำงาน
4. ยืนยันว่าทั้งสองฝ่ายมีฉันทามติในหัวข้อและจุดเน้นของการสนทนา
พนักงานในตำแหน่งต่างๆ มีเนื้อหางานที่แตกต่างกัน และมองปัญหาจากมุมมองที่ต่างกัน ดังนั้นเมื่อเราแสดงความคิดของเรา เราต้องพิจารณาจุดยืนและความสงสัยของอีกฝ่ายด้วยเพื่อให้บรรลุฉันทามติได้ง่ายขึ้น
5. ใช้คำพูดและทัศนคติที่เหมาะสมในการสื่อสาร
หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นอัตวิสัยหรือสะเทือนอารมณ์มากเกินไป เช่น ‘ฉันคิดว่า’ ‘ฉันคิดว่า’ เป็นต้น สิ่งนี้ช่วยให้เราสามารถรักษาความเป็นมืออาชีพในที่ทำงานได้ นอกจากนี้เราไม่สามารถสรุปได้ว่าคนอื่นจะรู้ว่าเรากำลังพูดถึงอะไร เราต้องใช้ภาษาที่เฉพาะเจาะจงและชัดเจนในการอธิบายเวลา สถานที่ ผู้คน และสิ่งต่าง ๆ อย่างชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด
6. แสดงความจริงใจในการสนทนาและให้ข้อเสนอแนะ
เมื่อเผชิญกับข้อเสนอแนะหรือคำถามของผู้อื่น แม้ว่าพวกเขาจะขัดแย้งกับความคิดของคุณเอง คุณสามารถพูดคุยเรื่องเหล่านั้นจากมุมมองที่มีเหตุผล และใช้ความอยากรู้อยากเห็นเพื่อทำความเข้าใจมุมมองของบุคคลอื่น นี่อาจเป็นโอกาสในการพัฒนาความก้าวหน้า
**ถ้าเป็นผู้บริหารต้องเรียนรู้ที่จะรับฟัง! -
หลายครั้งที่เราใส่ใจเพียง ‘วิธีการพูด’ แต่ไม่ให้ความสำคัญกับ ‘วิธีการฟัง’ ในความเป็นจริง ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องเรียนรู้ที่จะรับฟังความคิดเห็นและความรู้สึกของผู้อื่นมากกว่า คุณอาจถามว่า: งานของฝ่ายบริหารคือ ‘ทำให้คนอื่นฟังคุณ’ ไม่ใช่หรือ? ทำไมเราจึงควรเรียนรู้ที่จะฟัง? ในฐานะผู้จัดการ คุณต้องคิดอย่างละเอียดอ่อนมากขึ้น การวิเคราะห์สามระดับที่กล่าวถึงด้านล่างอาจช่วยคุณได้
ข้อมูลแต่ละส่วนสามารถวิเคราะห์ได้จริงในระดับต่างๆ และแบ่งได้เป็น 3 ระดับ ระดับที่ 1 ความจริง ซึ่งเป็นความหมายที่แท้จริงที่สุด ในการสนทนาในแต่ละวัน หลายคนได้ยินเพียงความหมายภายนอกเท่านั้น และไม่เข้าใจเนื้อหาชั้นที่ 2 อย่างลึกซึ้ง นั่นก็คือความรู้สึก ซึ่งเป็นสภาวะทางอารมณ์ของผู้พูดในการถ่ายทอดข้อความ สุดท้ายนี้ เราสามารถคิดถึงเนื้อหาชั้นที่สามได้มากขึ้น: วัตถุประสงค์ ซึ่งเป็นแนวคิดของผู้พูดที่อยู่เบื้องหลังข้อความ
ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นผู้จัดการและได้ยินพนักงานบ่นเรื่องการทำงานล่วงเวลา…
- ระดับ 1: พนักงานไม่ชอบทำงานล่วงเวลา
- ระดับที่สอง: พนักงานรู้สึกอย่างไรเมื่อส่งข้อมูล? คุณรู้สึกไม่ยุติธรรม/เหนื่อย/ผิดหวัง/โกรธ/ไม่เคารพหรือไม่?
- ระดับที่ 3: พนักงานร้องเรียนเรื่องการทำงานล่วงเวลามีจุดประสงค์อะไร?
พนักงานบางคนรู้สึกว่าตนได้รับค่าจ้างมากขึ้นจากการทำงานหนัก และเต็มใจที่จะทำงานล่วงเวลาตราบเท่าที่พวกเขาได้รับค่าล่วงเวลา
พนักงานบางคนรู้สึกว่าชั่วโมงการทำงานควรถูกจำกัด และไม่ควรสละชีวิตเพื่อการทำงาน
พนักงานบางคนยังรู้สึกว่าตนไม่ได้รับการยอมรับจากฝ่ายบริหารแม้ว่าจะทำงานล่วงเวลาก็ตาม
คุณต้องตอบสนองต่อแนวคิดที่แตกต่างกันด้วยวิธีที่แตกต่างกันเพื่อทำให้พนักงานรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและเคารพ
ทำความเข้าใจและฝึกฝนบทบาทและรูปแบบการสื่อสารของคุณเอง และใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อเพิ่มความตระหนักรู้และความตระหนักรู้ของคุณ วิเคราะห์รูปแบบการสื่อสารต่างๆ รอบตัวคุณและทำการปรับเปลี่ยน
ในที่ทำงาน การฝึกทักษะการฟังเป็นสิ่งจำเป็น หลังจากสื่อสารในฐานะ ‘ผู้ใหญ่’ และพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณแล้ว คุณอาจพบว่าปัญหาด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในที่ทำงานจะได้รับการแก้ไข!
การสื่อสารเป็นศาสตร์อย่างหนึ่ง และการสื่อสารในที่ทำงานจำเป็นต้องสั่งสมประสบการณ์จึงจะมีความเชี่ยวชาญมากขึ้น ผู้มาใหม่ในที่ทำงานไม่ควรรู้สึกหงุดหงิดเกินไปเนื่องจากมีข้อผิดพลาดหนึ่งหรือสองข้อ!
แบบทดสอบจิตวิทยาฟรี
จุดแข็งในอาชีพของคุณคืออะไร?
ที่อยู่ทดสอบ: www.psyctest.cn/t/M3x3Zv5o/
ในยุคอินเตอร์เน็ตสามารถสื่อสารได้อย่างอิสระหรือไม่?
ที่อยู่ทดสอบ: www.psyctest.cn/t/0lxnOWdJ/
ลิงก์ไปยังบทความนี้: https://m.psyctest.cn/article/kVxroydA/
หากบทความต้นฉบับได้รับการตีพิมพ์ซ้ำ โปรดระบุผู้แต่งและแหล่งที่มาในรูปแบบลิงก์นี้
