職場コミュニケーションの3つの役割
仕事では、上司、同僚、部下など、さまざまな人と関わる必要があります。彼らと私たちとの関係は異なり、私たちが彼らに話す方法も異なります。自分が彼らとどのように話しているかに気づいたことはありますか?なぜこのように話すか知っていますか？
「トランザクション分析」という理論を提唱したエリック・バーンという心理学者がいます。彼は、私たちがさまざまな人と話すとき、**「親」、「大人」、「子供」**という 3 つの異なる役割があると述べました。この 3 つの役割は、話すときの状態、態度、態度を表します。
ベルンは、私たちは幼少期から両親から教育と影響を受け、大人になると社会から多くのことを学んだと考えています。したがって、誰もが親、大人、子供の 3 つの役割を持っており、これらが私たちの複雑な人格を構成しています。これら 3 つの役割は、私たちの話し方に影響を与えます。
- P: 親として、私たちは権威や優位性を誇示し、他人に命令したり批判したりすることが多く、批判的で厳しい態度をとります。
- A: 大人として、私たちは客観性と合理性を示し、事実と論理に基づいて話し、違いを柔軟に処理し、他者を尊重することができます。
- C: 子どもの役を演じるとき、私たちは現実的かつ直接的で、より自己中心的な態度をとり、意志的、感情的、知覚的な側面を示しやすくなります。
日常生活において、私たちはさまざまな場面や対象に応じてさまざまな登場人物を選択し、独自の対人スタイルを形成しています。同時に、他の人も自分の役割の 1 つを使用して私たちに話しかけます。そのため、私たちも他の人の役割を分析し（彼らが使用する言葉やボディランゲージに注意を払い）、適切な役割、態度、対応方法を選択する必要があります。
職場でのパターナリスティックなコミュニケーション パターンにどのように対処すればよいでしょうか?
職場では、上司と従業員の最も一般的なコミュニケーション方法は「親子」モードであり、特に上司が従業員に仕事を割り当てたり、仕事を評価したりする場合に当てはまります。
上司：「完成したレポートを私の机の上に置いてから退勤してください。完了するまで仕事を離れることはできません。」
従業員として、上司からそのようなパターナリスティックな命令に直面したとき、私たちは次の 3 つの対応策を考えます。
- P（親）：「忙しいんです。今日は仕事が終わったら他にやるべきことがあるの。他の人を探してやってもいいよ。」
- A（大人）：「明日の顧客情報を準備するように頼まれました。仕事が終わる前にこの報告書を完成させなければ、私の仕事が遅れてしまいます。顧客情報の方が緊急で重要だと思います。私は答えます」明日はあなたがレポートを担当します、それとも別の同僚に担当しても大丈夫ですか？」
- C（子供）：「大丈夫、仕事が終わるまでに終わらせられなかったら、明日話しましょう！」
上司が従業員とのコミュニケーションに親モードを使用したとしても、従業員は不快に感じるでしょう。しかし、上司がそれに応じて親子コミュニケーション モードを使用した場合、結果は想像できます。したがって、たとえ不満があっても、大人のモードで対応しようとするほうが、職場のコミュニケーションや人間関係を良好に維持できる場合が多いのです。
効果的な「大人から大人へ」のコミュニケーションを作成する
職場における同僚とのコミュニケーションにおいては、「大人対大人」のやりとりを継続的に生み出し、客観的かつ合理的にコミュニケーションをとり、仕事を効率的かつ円滑に進めることが理想です。しかし、コミュニケーションは双方向であり、「大人から大人へ」のやりとりを生み出すには、双方が「大人」の役割を果たす必要があります。
いわゆる「大人対大人」のやり取りは、実際には一種の効果的なコミュニケーションを指します。つまり、話し手と聞き手が同じ方法でメッセージを理解します。しかし、時にはその情報が、従順な人にとってはまったく異なる意味として解釈され、誤解や衝突を引き起こし、仕事上のコミュニケーションに影響を与える可能性があります。
その一方で、コミュニケーションの目的である自分の意見を表明するだけでなく、相手に自分のメッセージを真に理解してもらうことを無視する人も少なくありません。したがって、効果的にコミュニケーションするには、明確なフィードバックが非常に重要です。お互いが自分の言いたいことだけを気にしていて、相手が理解しているかどうかを気にしていると、独り言になってしまい、コミュニケーションに支障が生じ、仕事がスムーズに進みません。
誰もが情報を伝える独自の方法と、それを受け取り理解する独自の方法を持っています。したがって、コミュニケーションの過程では、他人が自分をすぐに理解できると考えず、他人からのフィードバックを求めることも重要です。同様に、自分の理解を相手に伝えるための積極的なフィードバックも誤解を避け、仕事の効率を高めることにつながります。
積極的なフィードバックに加えて、次の 6 つのヒントは、「大人同士」の会話を生み出し、職場で良好なコミュニケーションを確立するのにも役立ちます。
良好な職場/チームコミュニケーションを実現するための 6 つのヒント
1. 話を遮るのではなく聞く
相手の意見に同意できない場合、すぐに反論したくなるかもしれませんが、これは相手を気分を害しやすく、会話が感情的になってしまう可能性があります。問題に対する提案や解決策を提案する前に、話を遮り、相手の視点や理由に辛抱強く耳を傾け、対立の可能性を減らすことができます。
2. 話す前によく考えてください
コミュニケーションとは、相手の考えを理解することです。話す前に、どのように質問するかを考える時間を取ることができます。例：上司の言っている意味がわからない場合、やみくもに「わかりました」と言って間違った対応をするのではなく、聞いた後に上司の言葉を自分の言葉で繰り返すことで確認できます。
例えば：
- 上司: 「このプロジェクトは明後日、先ほど述べたいくつかの箇所を修正する必要があります。理解しましたか?」
- 従業員: 「上司、A、B、C の修正に加えて、他に改善が必要な領域があるという意味ですか?」
3. 会話を始める適切なタイミングを選択する
職場でのコミュニケーションでは、優先順位や相手の感情状態に注意を払う必要があります。例: 今日、上司は機嫌が悪いです。彼にこれ以上悪い知らせを持ってくるのは避けるべきでしょうか?相手の顔や雰囲気をはっきりと見ることは、職場でのコミュニケーションにおいて重要なスキルです。
4. 議論のテーマと焦点について双方が合意していることを確認する
従業員は立場が違えば仕事内容も異なり、問題の視点も異なります。したがって、自分の考えを表現するときは、合意に達しやすくするために、相手の立場や疑問点も考慮する必要があります。
5. コミュニケーションには適切な言葉と態度を使用する
「私はこう思います」「私はこう思います」など、主観的または感情的すぎる言葉の使用は避けてください。これにより、職場でプロフェッショナリズムを維持することができます。さらに、他の人が私たちが話していることを知っていると仮定することはできません。誤解を避けるために、時間、場所、人、物事を明確に説明するために、具体的で明確な言葉を使用する必要があります。
6. 対話において誠実さを示し、フィードバックを与える
他の人の提案や質問に直面するとき、それが自分の考えと矛盾する場合でも、まず合理的な観点から議論し、好奇心を使って相手の意見を理解することも進歩の機会となる可能性があります。
**管理職に就いている場合は、聞くことを学ぶ必要があります。 **
多くの場合、私たちは「話し方」だけに注意を払い、「聞き方」には注意を払っていません。実際、経営者にとっては、他の人の意見や感情に耳を傾けることを学ぶことがより重要です。マネジメントの仕事は「他人に自分の言うことを聞いてもらうこと」ではないのか、と疑問に思うかもしれません。なぜ聞くことを学ぶ必要があるのでしょうか？マネージャーとしては、実際にはより敏感に考える必要があります。以下に説明する 3 つのレベルの分析が役に立つかもしれません。
それぞれの情報は実際にはさまざまなレベルで分析でき、3 つのレベルに分けることができます。第 1 レベル: 事実。これは最も文字通りの意味です。日常会話では、多くの人は表面的な意味だけを聞いて、メッセージ内容の第二層である感情、つまりメッセージを伝えるときの話者の感情状態を深く理解していません。最後に、コンテンツの 3 番目の層である目的について、実際にさらに詳しく考えることができます。目的とは、メッセージの背後にある話者の考えです。
例: あなたがマネージャーで、残業について従業員の不満を聞いているとします…
- レベル 1: 従業員は残業を嫌います。
- 第 2 レベル: 従業員は情報を提供するときにどのように感じますか?不公平だと感じたり、疲れたり、失望したり、怒りを感じたり、軽蔑されていると感じますか?
- 第 3 レベル: 従業員が残業について不満を言う目的は何ですか?
一部の従業員は、一生懸命働いた分だけ多くの報酬が得られると感じており、残業代を受け取る限り喜んで残業します。
従業員の中には、労働時間を制限すべきであり、仕事のために人生を犠牲にするべきではないと感じている人もいます。
残業をしても経営者に認めてもらえないと感じている従業員もいます。
従業員に意見を聞いて尊重されていると感じてもらうには、さまざまなアイデアにさまざまな方法で対応する必要があります。
自分自身の役割とコミュニケーションパターンを理解してマスターし、意識と認識を高めるためにそれらを活用してください。周囲のさまざまなコミュニケーション スタイルを分析し、調整します。
職場では、リスニングスキルを練習することが必須です。 「大人」としてコミュニケーションをとり、コミュニケーションスキルを磨けば、職場の人間関係の悩みも解決するかもしれません！
コミュニケーションは科学であり、職場でのコミュニケーションがより熟練するためには経験の蓄積が必要です。職場に新しく入社した人は、1 つや 2 つのミスを理由にあまりイライラする必要はありません。 😭
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