Tính cách DISC và giao tiếp lãnh đạo: xây dựng các kỹ năng báo cáo cần thiết cho các chuyên gia. Nắm vững các kỹ năng giao tiếp và báo cáo cấp trên, từ vượt qua các rào cản tâm lý đến xây dựng mô hình khép kín, để hỗ trợ thêm cho sự phát triển nghề nghiệp của bạn, cải thiện sự công nhận của cấp trên và đạt được tình thế đôi bên cùng có lợi tại nơi làm việc.
Bạn đã bao giờ gặp phải trường hợp hay nhầm lẫn như vậy chưa:
- Rõ ràng bạn đã đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng nhưng lợi ích thu được lại không như mong đợi?
- Hoàn thành dự án giống đồng nghiệp nhưng cấp trên lại ưu ái?
- Hoàn thành nhiệm vụ một cách nghiêm túc nhưng sự ghi nhận và tin tưởng của cấp trên chưa được cải thiện đáng kể?
Trong những tình huống này, bạn cũng có thể rơi vào trạng thái tâm lý sau:
- Nghĩ rằng hoàn thành nhiệm vụ là đủ và không muốn chủ động báo cáo.
- Tôi cảm thấy vướng mắc, thậm chí bị phản đối mỗi khi muốn báo cáo.
- Bóng tối tâm lý do không nắm được phong cách của cấp trên hoặc báo cáo trước đó bị bác bỏ.
- Lo lắng khi báo cáo do đã có kinh nghiệm phê bình trong giai đoạn mới làm quen.
Ở nơi làm việc, tất cả chúng ta đều muốn được công nhận vì sự chăm chỉ của mình. Như Harvey McKay đã nói: Làm tốt công việc của bạn là một chuyện, nhưng việc bạn được lãnh đạo công nhận lại là một chuyện khác. Báo cáo là một phần quan trọng của công việc, không phải là gánh nặng không cần thiết.
Vậy làm thế nào để giao tiếp và báo cáo cấp trên tốt hơn? Bốn điểm sau đây có thể hữu ích cho bạn:
1. Vượt qua trái tim bên trong của bạn và thực hiện bước đầu tiên hướng tới giao tiếp đi lên
Nhiều người đấu tranh nội bộ nhưng không bao giờ hành động vì sợ hãi, lo lắng khi bị báo cáo. Nguyên nhân sâu xa chủ yếu là sợ báo cáo kết quả kém hoặc bị chỉ trích, cũng như sợ cấp trên và thiếu tự tin.
Trên thực tế, hoạt động tâm lý phức tạp này không những không có ích mà còn làm tăng thêm nỗi sợ hãi đối với cấp trên. Tốt hơn hết bạn nên bắt đầu bằng việc vượt qua những rào cản tâm lý và dũng cảm bước đi bước đầu tiên. Bạn sẽ nhận thấy cấp trên không nghiêm khắc như bạn tưởng, thậm chí có thể bạn còn nhận được những lời đề nghị, hỗ trợ bất ngờ trong quá trình giao tiếp.
Nếu vẫn còn gặp khó khăn, bạn có thể cố gắng hành động dũng cảm sau khi đã chuẩn bị đầy đủ. Đây sẽ là điểm khởi đầu cho một thế giới mới tại nơi làm việc.
2. Tìm hiểu cấp trên và tìm cách giao tiếp phù hợp
Khi vượt qua những rào cản tâm lý, điều đặc biệt quan trọng là phải hiểu rõ phong cách của cấp trên và lựa chọn phương thức giao tiếp phù hợp. Đề xuất giá trị, động lực và phong cách quản lý của cấp trên có thể được quan sát thông qua các tương tác hàng ngày.
Theo lý thuyết kiểm tra tính cách DISC , phong cách vượt trội có thể được chia thành 4 loại sau:
Sự thống trị (Dominance - loại D)
Loại cấp trên này có động lực cao và tập trung vào kết quả. Ngôn ngữ điển hình bao gồm ‘Kết quả là gì?’ ‘Mục tiêu là gì?’
- Khi báo cáo, kết luận được đặt lên hàng đầu, trực tiếp và rõ ràng.
- Nhấn mạnh kết quả và giảm bớt việc mô tả vấn đề.
- Diễn đạt khéo léo khi gặp ý kiến khác nhau.
Loại ảnh hưởng (Loại ảnh hưởng-I)
Cấp trên có ảnh hưởng là người lạc quan, vui vẻ và chú ý đến bầu không khí của đội.
- Tôn trọng và đồng tình với ý kiến của cấp trên.
- Báo cáo rõ ràng, logic, nêu rõ những điểm chính.
- Không chểnh mảng và thực hiện tốt nhiệm vụ cấp trên giao.
Ổn định - Loại S
Cấp trên mạnh mẽ chú ý đến chi tiết và theo đuổi sự hoàn hảo.
- Hỗ trợ báo cáo với dữ liệu và sự kiện.
- Chú ý tính logic và tránh báo cáo vào phút cuối.
- Nâng cao khả năng chuyên môn của bạn để trả lời các câu hỏi có thể.
Loại cảnh báo (Tuân thủ - Loại C)
Cấp trên thận trọng coi trọng các quy tắc và thủ tục.
- Báo cáo phải ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
- Số liệu chi tiết, mốc thời gian rõ ràng.
- Tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn đã được thiết lập.
Mặc dù lý thuyết DISC chia tính cách thành bốn loại nhưng trên thực tế con người thường có nhiều đặc điểm khác nhau và cần phản ứng linh hoạt.
Trang web chính thức của PsycTest (www.psyctest.cn) cung cấp các bài kiểm tra trực tuyến miễn phí để giúp bạn nhanh chóng hiểu được loại tính cách của cấp trên.
3. Hiểu rõ bản thân và làm rõ nhu cầu giao tiếp cấp trên
Cấp trên cần quản lý toàn bộ nhóm và không thể chú ý đến nhu cầu chi tiết của từng cấp dưới. Vì vậy, điều đặc biệt quan trọng là phải làm rõ sự trưởng thành trong công việc của bản thân và điều chỉnh phương thức giao tiếp theo nhu cầu thực tế.
Sự trưởng thành trong công việc thường được chia thành bốn giai đoạn, mỗi giai đoạn tương ứng với một chiến lược giao tiếp khác nhau:
###Người mới bắt đầu với nhiệt huyết cao và kinh nghiệm thấp
Gợi ý ở giai đoạn này: Yêu cầu thêm lời khuyên và xác nhận mục tiêu cũng như kỳ vọng.
Người học có nhiệt huyết và khả năng trung bình
Đề xuất ở giai đoạn này: Chia sẻ kết quả theo từng giai đoạn và tìm kiếm sự hướng dẫn từ cấp trên.
Người biểu diễn rất nhiệt tình và có năng lực
Đề xuất ở giai đoạn này: Hãy chủ động chia sẻ kinh nghiệm và đưa ra các đề xuất tối ưu hóa.
Người rất nhiệt tình và có năng lực
Khuyến nghị ở giai đoạn này: Hợp tác với cấp trên để khám phá những khả năng mới.
4. Xây dựng mô hình khép kín truyền thông hướng lên
Giao tiếp cấp trên hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng một mô hình khép kín, trong đó mỗi bước từ xác nhận nhiệm vụ đến phản hồi kết quả đều rất quan trọng.
1. Làm rõ nhiệm vụ, yêu cầu
Sau khi nhận nhiệm vụ, trước tiên hãy tìm hiểu bối cảnh và mục tiêu để đảm bảo phù hợp với sự hiểu biết của cấp trên.
2. Lập kế hoạch và truyền đạt những khó khăn một cách chính xác
Xây dựng kế hoạch thực hiện khả thi và đề xuất các yêu cầu nguồn lực hợp lý khi cần thiết. Ví dụ: thay vì nói ‘mục tiêu quá khó’, có thể tốt hơn nên nói ‘cần lời khuyên mở rộng kênh và hỗ trợ đào tạo kỹ năng’.
3. Thực hiện kế hoạch truyền thông và báo cáo
Đề xuất nhiều phương án giúp cấp trên đưa ra quyết định. Ví dụ: ‘Tôi có ba gợi ý, đó là…theo phân tích, tôi nghĩ gợi ý đầu tiên là hay nhất. Bạn có ý kiến gì?’
4. Phản hồi định kỳ
Các nhiệm vụ có khoảng thời gian dài yêu cầu phản hồi thường xuyên về tiến độ, nêu bật các kết quả theo từng giai đoạn và chuẩn bị giải pháp.
5. Kết quả phản hồi và xác nhận ý kiến
Sau khi hoàn thành công việc, báo cáo cấp trên kịp thời và lắng nghe ý kiến. Một báo cáo tốt bao gồm: sự kiện + ý kiến + kế hoạch hành động + dự đoán.
Nhà khoa học quản lý người Mỹ Sean Bell đã chỉ ra rằng những kỳ vọng cốt lõi của cấp trên đối với cấp dưới bao gồm giao tiếp, sự phục tùng, hỗ trợ, nỗ lực, thái độ và kết quả. Khi đáp ứng được những yếu tố này, con đường sự nghiệp của bạn sẽ suôn sẻ hơn.
Tóm tắt
Mục đích của việc liên lạc và báo cáo cấp trên là để đạt được sự hợp tác tốt hơn và thúc đẩy việc đạt được các mục tiêu công việc. Khi vượt qua được rào cản tâm lý, hiểu rõ nhu cầu của cấp trên và bản thân, đồng thời nắm vững mô hình giao tiếp khép kín, chúng ta có thể đạt được kết quả thực sự đôi bên cùng có lợi tại nơi làm việc. Hãy làm bài kiểm tra tính cách DISC ngay bây giờ để cải thiện khả năng giao tiếp tại nơi làm việc của bạn!
Liên kết đến bài viết này: https://m.psyctest.cn/article/01d8XdRA/
Nếu bài viết gốc được in lại, vui lòng ghi rõ tác giả và nguồn ở dạng link này.
