Três funções da comunicação no local de trabalho
No trabalho, temos que lidar com pessoas diferentes, como chefes, colegas, subordinados, etc. O relacionamento deles conosco é diferente e a maneira como falamos com eles é diferente. Você já percebeu como você fala com eles? Você sabe por que você fala assim?
Existe um psicólogo chamado Eric Berne que propôs uma teoria chamada “Análise Transacional”. Ele disse que quando conversamos com pessoas diferentes, temos três papéis diferentes: ‘Pai’, ‘Adulto’ e ‘Criança’. Esses três papéis representam nosso estado, maneira e atitude ao falar.
Bern acredita que fomos educados e influenciados pelos nossos pais desde a infância e que aprendemos muito com a sociedade quando crescemos. Portanto, todos têm estes três papéis: pai, adulto e criança, que constituem a nossa personalidade complexa. Essas três funções influenciam a forma como falamos:
- P: Como pais, demonstramos autoridade e superioridade, muitas vezes comandamos ou criticamos os outros e somos críticos e severos.
- R: Como adultos, mostraremos objetividade e racionalidade, falaremos de acordo com os fatos e a lógica, e seremos capazes de lidar com as diferenças com flexibilidade e mostrar respeito pelos outros.
- C: Ao desempenharmos o papel de crianças, seremos reais e diretos, com uma atitude mais egocêntrica, e é fácil mostrar o lado obstinado, emocional e perceptivo.
No dia a dia, escolhemos diferentes personagens para falar de acordo com diferentes ocasiões e objetos, formando nosso estilo interpessoal único. Ao mesmo tempo, outros também usarão um dos seus papéis para falar connosco, por isso devemos também analisar os papéis das outras pessoas (prestar atenção às palavras e à linguagem corporal que usam) e escolher o papel, a atitude e a forma de responder adequados.
Como lidar com padrões de comunicação paternalistas no local de trabalho?
No local de trabalho, nosso método de comunicação mais comum entre chefe e funcionário é o modo “pai-filho”, especialmente quando o chefe atribui tarefas aos funcionários ou avalia o trabalho.
Chefe: ‘Coloque o relatório preenchido na minha mesa antes de sair do trabalho. Você não tem permissão para sair do trabalho até que ele seja concluído.’
Como funcionários, quando enfrentamos ordens tão paternalistas do nosso chefe, temos as seguintes três possibilidades de resposta:
- P (pai): ‘Estou ocupado. Tenho outras coisas para fazer depois de sair do trabalho hoje. Você pode procurar outra pessoa para fazer isso.’
- A (Adulto): ‘Você me pediu para preparar as informações do cliente para amanhã. Se eu tiver que preencher este relatório antes de sair do trabalho, meu trabalho será atrasado. Acho que as informações do cliente são mais urgentes e importantes. Vou dar você o relatório amanhã, ou posso deixar outro colega assumir o comando?
- C (criança): “Não me importo, se não conseguir terminar antes de sair do trabalho, vamos conversar sobre isso amanhã!”
Mesmo que o chefe use o modo pai para se comunicar com os funcionários, os funcionários se sentirão desconfortáveis. Mas se o chefe usar o modo de comunicação pai ou filho em resposta, podemos imaginar o resultado! Portanto, mesmo que você esteja infeliz, tentar responder de maneira adulta geralmente é melhor para manter uma boa comunicação e relacionamentos no local de trabalho.
Crie uma comunicação eficaz de ‘adulto para adulto’
Na comunicação com os colegas no local de trabalho, o ideal é criar continuamente interações “adulto para adulto” e comunicar de forma objetiva e racional para que o trabalho possa decorrer de forma eficiente e tranquila. Mas a comunicação é bidirecional. Para criar uma interação “adulto para adulto”, ambas as partes precisam adotar o papel de “adulto”.
A chamada interação “adulto para adulto”, na verdade, refere-se a um tipo de comunicação eficaz, ou seja, quem fala e quem ouve entendem a mensagem da mesma forma. Mas às vezes a informação pode ser interpretada pela pessoa obediente com um significado completamente diferente, o que pode causar mal-entendidos ou até conflitos e afetar a comunicação no trabalho.
Por outro lado, muitas pessoas também irão ignorar o propósito da comunicação, que não é apenas expressar as suas opiniões, mas também permitir que a outra parte compreenda verdadeiramente a sua mensagem. Portanto, para comunicar de forma eficaz, um feedback claro é muito importante. Se ambas as partes se importarem apenas com o que querem dizer e não se a outra parte o compreende, então começarão a falar sozinhas, a comunicação encontrará obstáculos e o trabalho não prosseguirá sem problemas.
Cada um tem sua maneira de transmitir informações e sua maneira de recebê-las e compreendê-las. Portanto, no processo de comunicação, não pense que os outros podem entendê-lo imediatamente. Também é importante buscar feedback dos outros. Da mesma forma, o feedback proativo para que a outra parte saiba da sua compreensão também pode evitar mal-entendidos e tornar o trabalho mais eficiente.
Além do feedback proativo, as seis dicas a seguir também podem ajudá-lo a criar conversas “de adulto para adulto” e a estabelecer uma boa comunicação no local de trabalho.
6 dicas para alcançar uma boa comunicação no local de trabalho/equipe
1. Ouça em vez de interromper
Quando discordamos da outra pessoa, podemos ficar tentados a refutá-la imediatamente, mas isso pode facilmente fazer com que a outra pessoa se sinta ofendida e tornar a conversa emocionante. Podemos resistir ao impulso de interromper e ouvir pacientemente o ponto de vista ou as razões da outra pessoa antes de fazer sugestões ou soluções para o problema para reduzir a possibilidade de conflito.
2. Pense bem antes de falar
A comunicação consiste em compreender os pensamentos da outra pessoa. Antes de falar, você pode reservar algum tempo para pensar em como fazer perguntas. Por exemplo: Se não tivermos certeza do que o chefe quer dizer, em vez de dizer cegamente “eu entendo” e fazer a coisa errada, podemos confirmar repetindo o que o chefe disse com nossas próprias palavras depois de ouvir.
por exemplo:
- Chefe: ‘Esse projeto precisa ser modificado depois de amanhã nos vários lugares que acabei de mencionar. Entendeu?’
- Funcionário: “Chefe, você quer dizer que além de modificar A, B e C, há alguma outra área que precisa de melhorias?”
3. Escolha o momento certo para iniciar uma conversa
Ao se comunicar no local de trabalho, você deve prestar atenção às prioridades e ao estado emocional da outra parte. Por exemplo: O chefe está de mau humor hoje. Devemos evitar trazer-lhe mais más notícias? Ver claramente o rosto e o humor da outra pessoa é uma habilidade importante na comunicação no local de trabalho.
4. Confirme se ambas as partes têm um consenso sobre o tema e o foco da discussão
Funcionários em diferentes cargos têm diferentes conteúdos de trabalho e encaram os problemas de diferentes perspectivas. Portanto, ao expressarmos nossas ideias, devemos considerar também a posição e as dúvidas da outra parte, para que seja mais fácil chegar a um consenso.
5. Use palavras e atitudes adequadas para se comunicar
Evite usar palavras muito subjetivas ou emocionais, como “eu acho”, “eu acho”, etc. Isso nos permite manter o profissionalismo no local de trabalho. Além disso, não podemos presumir que os outros sabem do que estamos falando. Devemos usar uma linguagem específica e clara para explicar claramente a hora, o lugar, as pessoas e as coisas para evitar mal-entendidos.
6. Mostre sinceridade no diálogo e dê feedback
Ao enfrentar sugestões ou perguntas de outras pessoas, mesmo que entrem em conflito com as suas próprias ideias, você pode primeiro discuti-las de uma perspectiva racional e usar a curiosidade para compreender os pontos de vista da outra pessoa. Isto também pode ser uma oportunidade para fazer progressos.
**Se você está na gestão, precisa aprender a ouvir! **
Muitas vezes prestamos atenção apenas em “como falar” e não em “como ouvir”. Na verdade, é mais importante que a gestão aprenda a ouvir as opiniões e sentimentos das outras pessoas. Você pode perguntar: o trabalho da administração não é “fazer com que os outros ouçam você”? Por que devemos aprender a ouvir? Como gerente, você realmente precisa pensar com mais sensibilidade. A análise de três níveis mencionada abaixo pode ajudá-lo.
Cada informação pode, na verdade, ser analisada em diferentes níveis e pode ser dividida em três níveis. O primeiro nível: fato, que é o significado mais literal. Nas conversas diárias, muitas pessoas ouvem apenas o significado superficial e não entendem profundamente a segunda camada do conteúdo da mensagem: os sentimentos, que é o estado emocional de quem fala ao transmitir a mensagem. Finalmente, podemos realmente pensar mais sobre a terceira camada do conteúdo: o propósito, que é a ideia do locutor por trás da mensagem.
Por exemplo: Se você é gerente e ouve funcionários reclamando de fazer horas extras…
- Nível 1: Os funcionários não gostam de fazer horas extras.
- Segundo nível: Como os funcionários se sentem ao entregar informações? Você se sente injusto/cansado/decepcionado/zangado/desrespeitado?
- O terceiro nível: Qual o propósito das reclamações dos funcionários sobre horas extras?
Alguns funcionários sentem que recebem mais pelo seu trabalho árduo e estão dispostos a fazer horas extras, desde que recebam pagamento por horas extras;
Alguns trabalhadores consideram que o horário de trabalho deve ser limitado e que a vida não deve ser sacrificada pelo trabalho;
Alguns funcionários também sentem que não são reconhecidos pela administração, mesmo que façam horas extras.
Você tem que responder a ideias diferentes de maneiras diferentes para fazer com que os funcionários se sintam ouvidos e respeitados.
Entenda e domine seus próprios papéis e padrões de comunicação e use-os para aumentar sua consciência e consciência. Analise os diferentes estilos de comunicação ao seu redor e faça ajustes.
No local de trabalho, praticar suas habilidades de escuta é fundamental. Depois de se comunicar como um “adulto” e melhorar suas habilidades de comunicação, você descobrirá que os problemas interpessoais no local de trabalho serão resolvidos!
A comunicação é uma ciência e a comunicação no local de trabalho requer o acúmulo de experiência para se tornar mais proficiente. Os recém-chegados ao local de trabalho não devem se sentir muito frustrados por causa de um ou dois erros! 😭
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