Tres funciones de la comunicación en el lugar de trabajo
En el trabajo tenemos que tratar con diferentes personas, como jefes, compañeros, subordinados, etc. Su relación con nosotros es diferente y la forma en que les hablamos es diferente. ¿Alguna vez has notado cómo les hablas? ¿Sabes por qué hablas así?
Hay un psicólogo llamado Eric Berne que propuso una teoría llamada ‘Análisis Transaccional’. Dijo que cuando hablamos con diferentes personas, tenemos tres roles diferentes: ‘Padre’, ‘Adulto’ e ‘Niño’. Estos tres roles representan nuestro estado, manera y actitud al hablar.
Bern cree que nuestros padres nos han educado e influenciado desde la infancia y que hemos aprendido mucho de la sociedad cuando crecemos. Por tanto, todo el mundo tiene estos tres roles: padre, adulto y niño, que constituyen nuestra compleja personalidad. Estos tres roles influyen en nuestra forma de hablar:
- P: Como padres, mostramos autoridad y superioridad, a menudo ordenamos o criticamos a los demás y somos críticos y duros.
- R: Como adultos, mostraremos objetividad y racionalidad, hablaremos de acuerdo con los hechos y la lógica, seremos capaces de manejar las diferencias con flexibilidad y mostraremos respeto por los demás.
- C: Al interpretar el papel de niños, seremos reales y directos, con una actitud más egocéntrica, y es fácil mostrar un lado voluntarioso, emocional y perceptivo.
En la vida diaria, elegimos diferentes personajes para hablar según diferentes ocasiones y objetos, formando nuestro estilo interpersonal único. Al mismo tiempo, otros también utilizarán uno de sus roles para hablarnos, por lo que debemos analizar también los roles de otras personas (prestar atención a las palabras y lenguaje corporal que utilizan) y elegir el rol, actitud y forma de responder adecuada.
¿Cómo lidiar con los patrones de comunicación paternalistas en el lugar de trabajo?
En el lugar de trabajo, nuestro método de comunicación jefe-empleado más común es el modo ‘padre-hijo’, especialmente cuando el jefe asigna tareas a los empleados o evalúa el trabajo.
Jefe: ‘Pon el informe completo en mi escritorio antes de salir del trabajo. No puedes salir del trabajo hasta que esté terminado’.
Como empleados, cuando nos enfrentamos a órdenes tan paternalistas de nuestro jefe, tenemos las siguientes tres posibilidades para responder:
- P (padre): ‘Estoy ocupado. Tengo otras cosas que hacer hoy después de salir del trabajo. Puedes buscar a alguien más para hacerlo’.
- A (Adulto): ‘Me pediste que preparara la información del cliente para mañana. Si tengo que completar este informe antes de salir del trabajo, mi trabajo se retrasará. Creo que la información del cliente es más urgente e importante. Te daré ¿Le entregará el informe mañana o está bien dejar que otro colega se haga cargo?
- C (niño): ‘No me importa, si no puedo terminarlo antes de salir del trabajo, ¡hablamos de ello mañana!’
Incluso si el jefe usa un modo de comunicación para padres para comunicarse con los empleados, los empleados se sentirán incómodos. Pero si el jefe usa un modo de comunicación para padres o hijos en respuesta, ¡podemos imaginar el resultado! Por lo tanto, incluso si no está satisfecho, intentar responder de forma adulta suele ser mejor para mantener una buena comunicación y relaciones en el lugar de trabajo.
Crear una comunicación eficaz ‘de adulto a adulto’
Al comunicarse con colegas en el lugar de trabajo, lo ideal es crear continuamente interacciones ‘de adulto a adulto’ y comunicarse de manera objetiva y racional para que el trabajo pueda desarrollarse de manera eficiente y fluida. Pero la comunicación es bidireccional. Para crear una interacción ‘de adulto a adulto’, ambas partes deben adoptar el papel de ‘adulto’.
La llamada interacción ‘adulto a adulto’ en realidad se refiere a un tipo de comunicación efectiva, es decir, el hablante y el oyente entienden el mensaje de la misma manera. Pero en ocasiones, la información puede ser interpretada por la persona obediente con un significado completamente diferente, lo que puede provocar malentendidos o incluso conflictos y afectar la comunicación laboral.
Por otro lado, muchas personas también ignorarán el propósito de la comunicación, que no es sólo expresar sus opiniones, sino también permitir que la otra parte comprenda verdaderamente su mensaje. Por lo tanto, para comunicarse de manera efectiva, es muy importante una retroalimentación clara. Si a ambas partes sólo les importa lo que quieren decir y no si la otra parte lo entiende, entonces hablarán solos, la comunicación encontrará obstáculos y el trabajo no se desarrollará sin problemas.
Cada uno tiene su propia forma de transmitir información y su propia forma de recibirla y comprenderla. Por lo tanto, en el proceso de comunicación, no crea que los demás pueden entenderlo de inmediato. También es importante buscar comentarios de los demás. Del mismo modo, la retroalimentación proactiva para que la otra parte sepa su comprensión también puede evitar malentendidos y hacer que el trabajo sea más eficiente.
Además de la retroalimentación proactiva, los siguientes seis consejos también pueden ayudarlo a crear conversaciones ‘de adulto a adulto’ y establecer una buena comunicación en el lugar de trabajo.
6 consejos para lograr una buena comunicación en el lugar de trabajo y en el equipo
1. Escuche en lugar de interrumpir
Cuando no estamos de acuerdo con la otra persona, podemos sentirnos tentados a refutarla de inmediato, pero esto fácilmente puede hacer que la otra persona se sienta ofendida y hacer que la conversación sea emocional. Podemos resistir la tentación de interrumpir y escuchar pacientemente el punto de vista o las razones de la otra persona antes de hacer sugerencias o soluciones al problema para reducir las posibilidades de conflicto.
2. Piensa bien antes de hablar
La comunicación consiste en comprender los pensamientos de la otra persona. Antes de hablar, puedes tomarte un tiempo para pensar en cómo hacer preguntas. Por ejemplo: si no estamos seguros de lo que quiere decir el jefe, en lugar de decir ciegamente ’entiendo’ y hacer algo incorrecto, podemos confirmar repitiendo lo que dijo el jefe con nuestras propias palabras después de escuchar.
Por ejemplo:
- Jefe: ‘Este proyecto necesita ser modificado pasado mañana en los distintos lugares que acabo de mencionar. ¿Entiendes?’
- Empleado: ‘Jefe, ¿quiere decir que además de modificar A, B y C, hay otras áreas que necesitan mejorar?’
3. Elige el momento adecuado para iniciar una conversación
Al comunicarse en el lugar de trabajo, debe prestar atención a las prioridades y al estado emocional de la otra parte. Por ejemplo: ¿El jefe está de mal humor hoy? ¿Deberíamos evitar darle más malas noticias? Ver claramente el rostro y el estado de ánimo de la otra persona es una habilidad importante en la comunicación en el lugar de trabajo.
4. Confirmar que ambas partes tienen un consenso sobre el tema y el enfoque de la discusión.
Los empleados en diferentes puestos tienen diferentes contenidos de trabajo y ven los problemas desde diferentes perspectivas. Por eso, cuando expresamos nuestras ideas, también debemos considerar la posición y las dudas de la otra parte, para que sea más fácil llegar a un consenso.
5. Utilice palabras y actitudes apropiadas para comunicarse
Evite utilizar palabras demasiado subjetivas o emotivas, como “yo pienso”, “yo pienso”, etc. Esto nos permite mantener el profesionalismo en el lugar de trabajo. Además, no podemos dar por sentado que los demás saben de qué estamos hablando. Debemos utilizar un lenguaje específico y claro para explicar claramente la hora, el lugar, las personas y las cosas para evitar malentendidos.
6. Muestre sinceridad en el diálogo y brinde retroalimentación.
Al enfrentar las sugerencias o preguntas de otras personas, incluso si entran en conflicto con sus propias ideas, primero puede discutirlas desde una perspectiva racional y utilizar la curiosidad para comprender los puntos de vista de la otra persona. Esta también puede ser una oportunidad para progresar.
**¡Si estás en la gerencia, necesitas aprender a escuchar! **
Muchas veces sólo prestamos atención a “cómo hablar” pero no a “cómo escuchar”. De hecho, es más importante que la dirección aprenda a escuchar las opiniones y sentimientos de otras personas. Quizás se pregunte: ¿No es el trabajo de la dirección “hacer que los demás le escuchen”? ¿Por qué deberíamos aprender a escuchar? Como gerente, usted realmente necesita pensar con más sensibilidad. El análisis de tres niveles que se menciona a continuación puede ayudarlo.
En realidad, cada pieza de información se puede analizar en diferentes niveles y se puede dividir en tres niveles. El primer nivel: hecho, que es el significado más literal. En las conversaciones diarias, muchas personas sólo escuchan el significado superficial y no comprenden profundamente la segunda capa del contenido del mensaje: los sentimientos, que es el estado emocional del hablante al transmitir el mensaje. Finalmente, podemos pensar más en la tercera capa del contenido: el propósito, que es la idea del hablante detrás del mensaje.
Por ejemplo: si usted es gerente y escucha a los empleados quejarse de trabajar horas extras…
- Nivel 1: a los empleados no les gusta trabajar horas extras.
- Segundo nivel: ¿Cómo se sienten los empleados al entregar información? ¿Se siente injusto/cansado/decepcionado/enojado/faltado al respeto?
- El tercer nivel: ¿Cuál es el objetivo de que los empleados se quejen de las horas extras?
Algunos empleados sienten que obtienen más por su arduo trabajo y están dispuestos a trabajar horas extras siempre que reciban un pago por horas extras;
Algunos empleados sienten que las horas de trabajo deberían ser limitadas y que no se debería sacrificar la vida por el trabajo;
Algunos empleados también sienten que la dirección no los reconoce incluso si trabajan horas extras.
Hay que responder a diferentes ideas de diferentes maneras para que los empleados se sientan escuchados y respetados.
Comprenda y domine sus propios roles y patrones de comunicación, y utilícelos para aumentar su conocimiento y conciencia. Analiza los diferentes estilos de comunicación que te rodean y haz ajustes.
En el lugar de trabajo, es imprescindible practicar la capacidad de escuchar. Después de comunicarse como ‘adulto’ y mejorar sus habilidades de comunicación, ¡puede descubrir que los problemas interpersonales en el lugar de trabajo se resolverán!
La comunicación es una ciencia y la comunicación en el lugar de trabajo requiere la acumulación de experiencia para volverse más competente. ¡Los recién llegados al lugar de trabajo no deberían sentirse demasiado frustrados por uno o dos errores! 😭
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