شخصية القرص والتواصل القيادي: بناء مهارات إعداد التقارير الأساسية للمحترفين. أتقن مهارات الاتصال وإعداد التقارير التصاعدية، بدءًا من التغلب على الحواجز النفسية وحتى بناء نموذج حلقة مغلقة، لإضافة دعم لتطوير حياتك المهنية، وتحسين تقدير رؤسائك، وتحقيق وضع مربح للجانبين في مكان العمل.
هل سبق لك أن مررت بمثل هذه التجربة أو الارتباك:
- من الواضح أنك قمت بالعديد من المهام المهمة، ولكن الفوائد ليست كما هو متوقع؟
- أكملت نفس المشروع كزميل لكن الرئيس فضله؟
- إكمال المهام على محمل الجد، ولكن الاعتراف والثقة من رؤسائك لم تتحسن بشكل ملحوظ؟
في هذه السيناريوهات، قد تكون أيضًا في الحالة النفسية التالية:
- الاعتقاد بأن إنجاز المهام يكفي وعدم الرغبة في المبادرة بالإبلاغ.
- أشعر بالارتباك أو حتى بالمقاومة في كل مرة أرغب في الإبلاغ.
- الظل النفسي الناتج عن عدم القدرة على معرفة أسلوب الرئيس أو رفض التقارير السابقة.
- عصبية تجاه التقارير بسبب تجربة النقد في مرحلة المبتدئ.
في مكان العمل، نريد جميعًا أن يتم الاعتراف بعملنا الشاق. وكما قال هارفي ماكاي: إن القيام بعملك بشكل جيد هو شيء، ولكن الاعتراف بك من قبل قيادتك شيء آخر. يعد إعداد التقارير جزءًا مهمًا من الوظيفة، وليس عبئًا غير ضروري.
إذن، كيف يمكن التواصل بشكل أفضل وتقديم التقارير للأعلى؟ النقاط الأربع التالية قد تكون مفيدة لك:
1. تغلب على قلبك الداخلي واتخذ الخطوة الأولى نحو التواصل التصاعدي
يعاني العديد من الأشخاص داخليًا ولكنهم لا يتخذون أي إجراء أبدًا بسبب الخوف والقلق بشأن الإبلاغ. السبب الجذري هو الخوف من سوء نتائج التقارير أو التعرض للانتقاد، وكذلك الخوف من الرؤساء وانعدام الثقة بالنفس.
في الواقع، هذا النشاط النفسي المعقد ليس غير مفيد فحسب، بل يزيد أيضًا من الخوف من الرؤساء. من الأفضل البدء بالتغلب على الحواجز النفسية واتخاذ الخطوة الأولى بشجاعة. ستجد أن رؤسائك ليسوا صارمين كما كنت تعتقد، بل وقد تحصل على اقتراحات ودعم غير متوقع أثناء التواصل.
إذا كنت لا تزال تكافح، يمكنك محاولة التصرف بشجاعة بعد أن تكون مستعدًا تمامًا. ستكون هذه نقطة البداية لعالم جديد في مكان العمل.
2. تعرف على رؤسائك وإيجاد طرق التواصل المناسبة
أثناء التغلب على الحواجز النفسية، من المهم بشكل خاص فهم أسلوب الرئيس واختيار طريقة الاتصال المناسبة. يمكن ملاحظة القيمة المقترحة لرؤسائك والدوافع وأسلوب الإدارة من خلال التفاعلات اليومية.
وفقًا لنظرية اختبار الشخصية DISC ، يمكن تقسيم الأسلوب المتفوق إلى الفئات الأربع التالية:
الهيمنة (الهيمنة - النوع D)
هذا النوع من الرؤساء لديه دوافع عالية ويركز على النتائج. تتضمن اللغة النموذجية ‘ما هي النتيجة؟’، ‘ما هو الهدف؟’
- عند الإبلاغ تأتي الخاتمة أولا وتكون مباشرة وواضحة.
- التأكيد على النتائج والتقليل من وصف المشكلات.
- التعبير بلباقة عند مواجهة الآراء المختلفة.
نوع التأثير (نوع التأثير-I)
الرؤساء المؤثرون متفائلون ومبهجون ويهتمون بجو الفريق.
- احترام آراء رؤسائه والموافقة عليها.
- التقرير واضح منطقيا ويسلط الضوء على النقاط الرئيسية.
- لا تتكاسل في تنفيذ المهام التي يكلفك بها رؤسائك.
الثبات - النوع S
يهتم الرؤساء الأقوياء بالتفاصيل ويسعون إلى تحقيق الكمال.
- دعم التقارير بالبيانات والحقائق.
- انتبه للمنطق وتجنب الإبلاغ في اللحظة الأخيرة.
- تعزيز قدراتك المهنية للرد على الأسئلة المحتملة.
نوع الحذر (الامتثال - النوع C)
الرؤساء الحذرون يقدرون القواعد والإجراءات.
- يجب أن تكون التقارير موجزة وفي صلب الموضوع.
- البيانات مفصلة والنقاط الزمنية واضحة.
- اتباع الإجراءات والمعايير المعمول بها.
على الرغم من أن نظرية DISC تقسم الشخصية إلى أربعة أنواع، إلا أنه في الواقع يمتلك الأشخاص عادةً مجموعة متنوعة من السمات ويحتاجون إلى الاستجابة بمرونة.
يوفر موقع PsycTest الرسمي (www.psyctest.cn) اختبارات مجانية عبر الإنترنت لمساعدتك على فهم نوع شخصية رؤسائك بسرعة.
3. اعرف نفسك ووضح مطالبك للتواصل التصاعدي
يحتاج الرؤساء إلى إدارة الفريق بأكمله ولا يمكنهم الاهتمام بالاحتياجات التفصيلية لكل مرؤوس. ولذلك، فمن الأهمية بمكان بشكل خاص توضيح نضج العمل الخاص بالفرد وضبط أساليب الاتصال وفقًا للاحتياجات الفعلية.
ينقسم نضج العمل عادةً إلى أربع مراحل، تتوافق كل منها مع استراتيجية اتصال مختلفة:
###المبتدئين ذوي الحماس العالي والخبرة المنخفضة
الاقتراحات في هذه المرحلة: اطلب المزيد من النصائح وتأكد من الأهداف والتوقعات.
المتعلمون ذوو الحماس والقدرة المتوسطة
الاقتراحات في هذه المرحلة: مشاركة النتائج المرحلية وطلب التوجيه من الرؤساء.
مؤدون متحمسون للغاية وقادرون
الاقتراحات في هذه المرحلة: أخذ زمام المبادرة لتبادل الخبرات وطرح اقتراحات التحسين.
متحمس للغاية وقادر على الإنجاز
التوصية في هذه المرحلة: التعاون مع رؤسائك لاستكشاف إمكانيات جديدة.
4. بناء نموذج حلقة مغلقة للاتصال التصاعدي
يتطلب التواصل التصاعدي الفعال بناء نموذج حلقة مغلقة، حيث تكون كل خطوة بدءًا من تأكيد المهمة وحتى ردود الفعل على النتائج أمرًا بالغ الأهمية.
1. توضيح المهام والمتطلبات
بعد استلام المهمة، افهم أولاً الخلفية والأهداف للتأكد من أنها تتفق مع فهم الرئيس.
2. ضع الخطط وأبلغ الصعوبات بشكل صحيح
تطوير خطط التنفيذ الممكنة واقتراح متطلبات الموارد المعقولة عند الضرورة. على سبيل المثال، بدلًا من قول ‘الهدف صعب للغاية’، قد يكون من الأفضل أن تقول ‘يحتاج إلى نصيحة لتوسيع القناة ودعم التدريب على المهارات’.
3. تنفيذ خطة الاتصال وإعداد التقارير
اقتراح بدائل متعددة لمساعدة الرؤساء على اتخاذ القرارات. على سبيل المثال، ‘لدي ثلاثة اقتراحات، والتي… وفقًا للتحليل، أعتقد أن الاقتراح الأول هو الأفضل. ما هو رأيك؟’
4. التغذية الراجعة الدورية
تتطلب المهام ذات المدى الزمني الطويل تعليقات منتظمة حول التقدم المحرز، وتسليط الضوء على النتائج المرحلية، وإعداد الحلول.
5. ردود الفعل على النتائج وتأكيد الآراء
بعد الانتهاء من المهمة، قم بإبلاغ رؤسائك في الوقت المناسب واستمع إلى الآراء. التقرير الجيد يتضمن: حقائق + آراء + خطط عمل + توقعات.
أشار عالم الإدارة الأمريكي شون بيل إلى أن التوقعات الأساسية للرؤساء من مرؤوسيهم تشمل التواصل والطاعة والدعم والجهد والموقف والنتائج. ومن خلال تلبية هذه العناصر، سيكون مسار حياتك المهنية أكثر سلاسة.
تلخيص
الغرض من التواصل التصاعدي وإعداد التقارير هو تحقيق تعاون أفضل وتعزيز تحقيق أهداف العمل. عندما نتغلب على الحواجز النفسية، ونفهم احتياجات رؤسائنا وأنفسنا، ونتقن نموذج الاتصال ذو الحلقة المغلقة، يمكننا تحقيق نتائج حقيقية مربحة للجانبين في مكان العمل. قم بإجراء اختبار الشخصية DISC الآن لتحسين تواصلك في مكان العمل!
رابط لهذه المقالة: https://m.psyctest.cn/article/01d8XdRA/
إذا أعيد طبع المقال الأصلي، يرجى الإشارة إلى المؤلف والمصدر في شكل هذا الرابط.