هل سبق لك أن مررت بمثل هذه التجربة أو الارتباك:
- على الرغم من أنك عملت بجد وقمت بالعديد من المهام أو المشاريع المهمة، إلا أنك لم تحصل على الفوائد التي تستحقها؟
- في المشروع الذي عملت عليه أنت وشياو مينغ معًا، كان أداء كل منكما جيدًا، ولكن يبدو أن رؤسائك يفضلون شياو مينغ؟
- أنت جاد ومنتبه للغاية في القيام بكل ما يكلفك به رؤسائك، ولكن يبدو أن رؤسائك يتعاملون معك ببرود وبرود، مع عدم وجود اختراقات جديدة في الثقة والاعتراف؟
بالإضافة إلى السيناريوهات المذكورة أعلاه، هل سبق لك أن واجهت مثل هذه الحالة العقلية:
- ألا يمكنني أن أبذل قصارى جهدي للقيام بالأشياء التي يكلفني بها رؤسائي وأن أفعل الأشياء بشكل جميل؟ لماذا يجب علي تقديم التقارير طوال الوقت؟ يمكنني أن أفعل المزيد من الأشياء عندما يكون لدي وقت لإعداد التقارير.
- لا أرغب حقًا في إبلاغ رؤسائي في كل مرة أرغب في الإبلاغ عنها، أشعر بالتشابك الشديد في قلبي.
- لا أستطيع معرفة أسلوب إدارة مديري، لقد قمت بإبلاغه عدة مرات، ولكن تم فصلهم الآن.
- في السنوات القليلة الأولى بعد التخرج، لم تكن بعض الأمور تتم بشكل جيد وكنت أتعرض لانتقادات من رؤسائي من وقت لآخر، مما جعلني أكثر يقظة وعصبية، وكنت أخشى التواصل وإبلاغ رؤسائي.
صحيح أنه سواء كنا جدد في مكان العمل أو كبار المهنيين، فإن أحد مطالبنا الأساسية هو أن يتم الاعتراف بعملنا الجاد والتأكيد عليه من قبل رؤسائنا.
قال هارفي ماكاي، أستاذ العلاقات الشخصية: أن تؤدي عملك بشكل جيد هو شيء، ولكن أن يتم تقديرك من قبل قائدك شيء آخر.
لذلك، لا يمكن لكل واحد منا في مكان العمل أن يتجاهل أهمية التواصل التصاعدي وإعداد التقارير، ناهيك عن الاعتقاد بأن إعداد التقارير ليس ضروريًا في العمل. علينا أن ندرك حقًا أن إعداد التقارير بحد ذاته عمل، وأن إعداد التقارير جزء مهم جدًا من العمل.
فكيف يمكننا التواصل بشكل أفضل وتقديم التقارير إلى رؤسائنا؟ هذه النقاط الأربع قد تساعدك:
1. تغلب على قلبك الداخلي واتخذ الخطوة الأولى نحو التواصل التصاعدي
هل فكر أي شخص كثيرًا في الأمر في الليلة السابقة لأنه كان عليهم التواصل وإبلاغ رؤسائهم؟ كانوا يقومون بصراعات داخلية مختلفة وينامون أثناء التفكير في الأمر، ثم في اليوم التالي، قرروا في الأصل التواصل و انتهى العمل فجأة مرة أخرى. وبهذه الطريقة، كان هناك تشابك داخلي لعدم الرغبة في الإبلاغ.
في الواقع، في معظم الأحيان يكون ذلك بسبب أنني أفكر كثيرًا في قلبي. السبب الذي يجعلني أفكر كثيرًا هو أنني قلق من أن التقرير لن يكون جيدًا، أنا قلق من أنني لا أعرف كيفية التواصل والإبلاغ إلى رؤسائي، أنا قلق من أن يتم انتقادي من قبل رؤسائي، أنا أشعر بالقلق من أنه لن يتم الاعتراف بي من قبل رؤسائي لعدم حصولي على نتائج جيدة للمشروع وأداء العمل. وهذا يتلخص في الخوف الداخلي من رؤسائهم وانعدام ثقتهم بأنفسهم.
لكن في الواقع، ‘الأنشطة الداخلية المعقدة لأنك ترغب في التواصل وتقديم التقارير إلى رؤسائك’ ليست فقط بلا معنى، ولكنها ستزيد من خوفك من رؤسائك.
لذلك، إذا كنت تفكر كثيرًا، فمن الأفضل أن تبدأ بالتغلب على قلبك وتتخذ تلك الخطوة الأولى الشجاعة حقًا. طالما أنك تتخذ هذه الخطوة بشجاعة، فسوف تجد عالمًا مختلفًا. ربما رئيسك ليس جادًا ومخيفًا كما تظن، ولا هو عصبي وغير مرتاح كما تخيلت. وبدلا من ذلك، تلقيت العديد من الاقتراحات والآراء الأخرى التي لم أفكر فيها.
أيها الأصدقاء الذين ما زالوا يعانون ويشعرون بالقلق بشأن التواصل والإبلاغ إلى المستوى الأعلى، يرجى الاستعداد قليلاً والتغلب على قلوبكم واتخاذ هذه الخطوة بشجاعة.
2. تعرف على رؤسائك وإيجاد طرق التواصل المناسبة
أثناء التغلب على مشاعرنا الداخلية، يمكننا أيضًا أن نكون أكثر استهدافًا عند التواصل وتقديم التقارير إلى رؤسائنا.
يتم اختيار الرئيس من قبل المنظمة وهو أيضًا إنسان يمكنني فهم عرض قيمته وقوته الدافعة وتفضيلات العمل وتفضيلات المرؤوسين بالإضافة إلى أسلوب إدارته من خلال العمل اليومي والتواصل.
وكما يقول المثل: فقط من خلال معرفة أنفسنا والعدو يمكننا وصف الدواء الصحيح، وعندها فقط يمكننا ‘الاستفادة من الآخرين’. سيمنحك هذا الشجاعة للتواصل بشكل أفضل وتقديم التقارير إلى رؤسائك وإضافة المزيد من الوزن.
وفقًا لـ DISC Personality Test، يمكن تقسيم أسلوب المتفوق إلى أربعة أنواع كما هو موضح أدناه:
- د - الهيمنة، وهي سمة شخصية للعمل القوي والتركيز على النتائج؛
إن الرؤساء المهيمنين هم قادة طبيعيون، وتوجيههم القيمي موجه نحو النتائج فقط.
غالبًا ما يقول الرؤساء المسيطرون: ‘ما هي النتائج؟’، ‘ما هي النتائج؟’، ‘الإجراء التالي هو…’ ‘هدفنا هو…’ ‘كيف يجب أن نفعل ذلك؟’
يسعى الرئيس المهيمن دائمًا إلى تحقيق نتائج فعلية، والنتائج وحدها هي التي يمكن أن تجلب له الدافع الأكبر والقوة الدافعة. يجب أن يكون التواصل مع الرئيس المهيمن بسيطًا ومباشرًا ويجيب على جميع الأسئلة.
إذا كان رئيسك هو المسيطر، ما عليك القيام به هو:
-👉 عند مواجهة آراء مختلفة، لا تدحض مباشرة، بل عبر عن مطالبك بلباقة؛
- 👉 عند التواصل، يجب أن تأتي النتيجة أولاً، وكن مباشرًا ولا تتجول في الأدغال؛
- 👉 قم بالإبلاغ بشكل استباقي عن كل شيء بالتفصيل، حتى يتمكن من متابعة موقفك في أي وقت؛
- 👉 كن موجهًا نحو النتائج، فالاستنتاجات المتوسطة هي أيضًا نتائج مرحلية. يجب أن تركز التقارير على النتائج، وليس المشكلات.
- أنا —— التأثير (نوع التأثير/التفاعل)، شخصية لطيفة ومتفائلة وموجهة نحو الناس.
المشرفون المؤثرون منفتحون وودودون، ويحبون خلق جو عمل مريح وموجه نحو الناس. مثل هذا الرئيس يحب التأثير على الآخرين بدلاً من السيطرة عليهم، فهو يحب التواصل والتواصل، ويؤكد على التفاعل.
عند مواجهة رؤسائك المؤثرين، يجب أن يكون لديك الموقف الصحيح. لا تعتقد أبدًا أن هؤلاء الرؤساء لا يفهمون شيئًا ولا يفعلون شيئًا. يركز هذا النوع من الرؤساء غالبًا على القرارات الكبيرة ويترك التنفيذ المحدد للمرؤوسين. إذا وعدت بشيء، فيجب عليك الوفاء به.
إذا كان رئيسك من النوع المؤثر، فإن ما عليك فعله هو:
-👉 عند التواصل، يجب عليك احترامه والاعتراف به بشكل كامل، ويجب عليك تأكيد آراء رؤسائك والاعتراف بها بشكل فعال؛
- 👉 عند التواصل، ركز على إبراز النقاط الرئيسية للمحتوى وجعل المنطق واضحًا؛
-👉 لا يمكنك الاسترخاء، فأنت بحاجة إلى الاهتمام بالسلطة الممنوحة لك من قبل رؤسائك وممارستها، وتنفيذ كل ما يكلفك به رؤسائك.
- S - الثبات (الثبات/الداعم)، وهي سمة شخصية تركز على الإجراءات، وهي صارمة ودقيقة في فعل الأشياء؛
المستوى العالي للرئيس المستقر هو الشخص الذي يسعى إلى الكمال ويهتم بالإجراءات والمنطق، ويجيد التحليل والتفكير، ويهتم بالتفاصيل.
يتم تمثيل الرؤساء الثابتين في الغالب من قبل القادة الفنيين.
إذا كان رئيسك من النوع المستقر، فإن ما عليك فعله هو:
- 👉تقوية تعلم وتدريب القدرة على التعبير عن الذات، والتركيز على الأفكار المنطقية، وتقديم البيانات، ومن الأفضل استخدام البيانات والحقائق في التحدث؛
- 👉 قم بالتواصل والإبلاغ عن تقدم العمل في كثير من الأحيان بأي شكل من الأشكال، ولكن لا تنتظر حتى اللحظة الأخيرة للإبلاغ؛
- 👉 تواصل واطلب آراء رؤسائك، واستمع إلى كلامه، واستجب لآرائه، وأشعره بالتقدير.
- 👉 تعزيز مخزونك المعرفي والمستوى المهني، لأنه قد يتم طرح الأسئلة عليك في أي وقت وفي أي مكان عند التواصل وإعداد التقارير.
- ج - الامتثال (الحذر/التصحيحي)، وهي سمة شخصية تطيع القواعد بشكل أساسي وترغب في دعم الآخرين.
المشرفون الحذرون مغرمون جدًا بالقواعد والإجراءات، ويولون المزيد من الاهتمام للتفاصيل، ويحافظون على معايير عالية. انتبه إلى الدقة في القيام بالأشياء وانتبه إلى العملية؛ وأن تكون قادرًا على مناقشة الأمور حقًا عند ظهورها.
إذا كان رئيسك حذرًا، فإن ما عليك فعله هو:
- 👉 عند الإبلاغ، كن صريحًا، وناقش الأمور فور حدوثها، وتحدث عنها واحدًا تلو الآخر، وتجنب التشويش؛
- 👉 عند الإبلاغ يجب عرض الحقائق والبيانات، ويجب تقديم حقائق واضحة وبيانات تفصيلية؛
-👉 عند تقديم التقارير يجب أن تكون هناك نقاط زمنية واضحة وخطط واضحة.
تقسم نظرية DISC سلوكنا العاطفي إلى أربعة أنواع، لكن في العمل والحياة الفعلية كلنا نمتلك هذه الشخصيات الأربع، ولكن نسبة كل شخصية تختلف.
3. اعرف نفسك ومتطلبات الاتصال التصاعدية الخاصة بك
لماذا تحتاج إلى معرفة مدى نضج عملك؟ وذلك لأن كل واحد منا لديه احتياجات أو متطلبات مختلفة في العمل. بالنسبة للرئيس فهو من يدير الفريق وليس أنت وحدك، ومن المستحيل أن يكون لديه ما يكفي من الوقت والطاقة للاهتمام بالتطور التفصيلي للجميع. في هذا الوقت، نحتاج إلى التواصل وإعداد التقارير بطريقة مستهدفة بناءً على احتياجاتنا أو مطالبنا ومقترنة بنضج عملنا.
سواء كنت موظفًا جديدًا أو موظفًا ذو خبرة، فسوف تمر بأربع مراحل عمل في كل مرة تشارك فيها في مشروع جديد، ولكن مدة الإقامة في كل مرحلة ستكون مختلفة. وفي المقابل، تختلف النداءات/الاحتياجات للرؤساء.
المرحلة 1: حماسة/ثقة عالية، خبرة منخفضة للمبتدئين
عندما يبدأ الموظف العمل لأول مرة، بشكل عام، يكون لديه حماس كبير للعمل وثقة عالية نسبيًا، لكنه يفتقر إلى الخبرة وقدرة منخفضة على العمل بالنسبة لمثل هؤلاء الأشخاص، فإننا نسميهم المبتدئين ‘المتحمسين’. أما أفكار التواصل مع الرؤساء في هذه المرحلة فهي كما يلي:
المرحلة الثانية: حماس/ثقة متوسطة، قدرة متوسطة للمتعلمين
بعد أن يبدأ الموظف العمل، بعد فترة من الوقت، يبدأ في فهم البيئة، ويتكيف معها تدريجيًا، وتتحسن أيضًا قدرته على العمل، ومع ذلك، تهدأ أيضًا ‘الحرائق الثلاثة’ الأولية لحماس العمل. أما أفكار التواصل مع الرؤساء في هذه المرحلة فهي كما يلي:
المرحلة 3: حماس/ثقة أعلى، أداء أعلى.
عندما ينخرط الموظف في العمل وقد تراكمت لديه خبرة كبيرة، تكون قدرته على العمل أعلى من المستوى المتوسط، لكنه يعتاد على البيئة وتتقلب رغبته في العمل. أما أفكار التواصل مع الرؤساء في هذه المرحلة فهي كما يلي:
المرحلة الرابعة: حماس/ثقة عالية، قدرة عالية على الإنهاء.
عندما يدخل الموظف فترة من التطور المستقر، فإنه يدرك قيمة عمله وقيمة نفسه، ويتمتع بموقف عمل إيجابي ومتحمس، وقدرة عمل معززة، وخبرة غنية، ويكون قادرًا على القيام بأفضل ما لديه. أما أفكار التواصل مع الرؤساء في هذه المرحلة فهي كما يلي:
4. بناء نموذج حلقة مغلقة للاتصال التصاعدي
لذا، عندما نبدأ في اتخاذ الإجراءات اللازمة والبدء في التواصل وإعداد التقارير، ما هو التردد والوقت الأكثر ملاءمة؟ إذا قمت بالإبلاغ بشكل متكرر، فسيشعر رئيسك أنك تزعج عمله باستمرار، وإذا قمت بالإبلاغ بشكل أقل، فسيأخذ رئيسك زمام المبادرة ليسألك عندما يحتاج إلى معرفة المعلومات ذات الصلة، وستشعر بمزيد من الضغط في هذا الوقت؛ .
لذلك، سواء تغلبنا على قلوبنا وبدأنا لأول مرة، أو عرفنا أنفسنا وأعدائنا، فإن ما لا نزال بحاجة إلى معالجته بعناية هو: ملخص المراجعة بناءً على كل تقرير اتصال تصاعدي يعتمد ملخص المراجعة هذا على المراجعة المكاسب ونقاط التحسين أثناء عملية الاتصال وإعداد التقارير وبعد اكتمال التقرير.
نموذج الحلقة المغلقة للاتصال التصاعدي، يرجى الرجوع إلى ما يلي:
- توضيح المهام والمتطلبات
أي أنه عندما يخبرنا رؤسائنا بشيء ما، عندما نتلقى مهمة ما، فإننا لا ننفذها على الفور من البداية، وبدلاً من ذلك، نقوم أولاً بتوضيح ماهية المهمة، وفهم خلفية الأمر، وتوقعات وأهداف رئيسنا وتوضيح المهام والأهداف التي نفهمها وما إذا كان ما ينقله الرئيس متسقًا.
- قم بوضع خطة وإيصال الصعوبات التي تواجهك بشكل صحيح
بعد تأكيد المهمة، قم بصياغة خطة، وتقييم الوقت المحتمل، والتنبؤ بالمخاطر المحتملة، وحجز وقت التعزيز.
عندما تكون إحدى المهام صعبة أو لا يمكن الوصول إليها بسهولة، فبدلاً من التأكيد باستمرار على أنها ‘من الصعب القيام بها’، يمكنك أيضًا تغيير وجهة نظرك واستخدام نهج ‘طلب المساعدة’ لتطلب من رؤسائك الدعم والموارد التي تحتاجها .
على سبيل المثال، يطلب منك رؤسائك تحقيق أداء قدره 2 مليون يوان في هذا الربع، لكن أفضل أداء للفريق بأكمله في الربع الأخير كان 1.5 مليون يوان فقط.
إذا أخبرت رؤسائك بشكل مباشر: ليس لدي العديد من العملاء وأن قنوات مصادر العملاء الخاصة بي محدودة جدًا أيضًا، بالإضافة إلى ذلك، فإن مهارات البيع للفريق ككل تتخلف كثيرًا عن مهارات زملائي ذوي الأداء الأعلى يكون من الصعب حقا تحقيق هذا الهدف… الخ.
على الرغم من أن هذه حقائق، فمن الصعب تجنب الشعور بأنها مجرد أعذار.
لو أمكن إعادة صياغتها مثلا:
سيدي الرئيس، فيما يتعلق بكيفية تحقيق هذا الهدف، فإنني أخطط للبدء من الجانبين التاليين وآمل أن تتمكن من تقديم بعض الإرشادات:
فمن ناحية، أخطط لتوسيع عدة قنوات أخرى لزيادة عملائي المحتملين وتحسين قاعدة عملائي، وأود مناقشة القنوات ذات الصلة معك…؛
ومن ناحية أخرى، أخطط لتحسين معدل التحويل الخاص بي من خلال تحسين مهاراتي في المبيعات، وسمعت أنه إذا كان بإمكان بطل المبيعات في العام الماضي المشاركة معنا….
والواقع أن القولين متشابهان في الجوهر، إلا أنهما غيرا وجهة النظر، فهل تغيرا من الأصل السلبي والتشاؤم إلى الإيجابي والتحرك نحو الهدف؟
- تنفيذ خطة الاتصال وإعداد التقارير
قم بالتواصل مع رؤسائك حول خطة التنفيذ والإبلاغ عنها. يمكنك صياغة خطة AB بناءً على مدى تعقيد المهمة أو الأمر، والسماح لرؤسائك بطرح أسئلة متعددة الاختيارات، ولا يمكنك البدء في التنفيذ إلا بعد التوصل إلى توافق في الآراء مع رؤسائك.
على سبيل المثال: فيما يتعلق بخطة XX، لدي الآن ثلاث أفكار. موقف الحل (الأول هو…؛ الثاني هو…؛ الثالث هو…، مزاياها وعيوبها…) + التحليل الشخصي (بالمقارنة، أنا شخصياً أوصي، يمكنك اعتماده) الخيار الأول لأن…) + قم بتأكيد الخطة مع رئيسك (ما رأيك يا رئيس؟)
يتضمن ذلك اقتراحات مختلفة وتحليلات محددة، والتي لا تقلل بشكل كبير من عبء اتخاذ القرار على رؤسائك فحسب، بل تعكس أيضًا قيمة عملك.
- ردود الفعل في الوقت المناسب واستباقية
إذا كانت مهمة ذات فترة زمنية طويلة نسبيًا، فيجب عليك أخذ زمام المبادرة لتقديم تعليقات دورية من وقت لآخر، لأن النتائج الدورية هي أيضًا تقرير عن النتائج، مما يسهل على الرؤساء فهم المعلومات المباشرة في الوقت المناسب.
تتكون التغذية الراجعة الجيدة من أربعة أجزاء: الحقائق (أي نوع المشكلات التي واجهتها/تقدم المشروع) + الآراء (آرائك الخاصة) + خطط عمل المتابعة (يجب أن تكون الحلول التي تفكر فيها واضحة ومحددة، ويفضل أن تكون كذلك) اثنان أو أكثر) + التنبؤ (إذا تم اتباع اقتراحاتك، ما هي العواقب والتأثيرات التي قد تحدث، يجب ذكر كل من التنبؤات الإيجابية والتنبؤات السلبية)
- ردود الفعل على النتائج وتأكيد الآراء
عند الانتهاء من المهمة أخيرًا، قم بإبلاغ القائد في الوقت المناسب واحصل على آراء القائد.
اقترح عالم الإدارة الأمريكي شون بيل أن التوقعات الأساسية للرؤساء من مرؤوسيهم هي: التواصل (النشط والمتناغم)، الطاعة (غير المشروطة)، الدعم (الشامل)، الجهد (الكامل)، الموقف (الصحيح) والنتائج. عندما تتمكن من تلبية جميع العوامل المذكورة أعلاه، يصبح الرؤساء في متناول يدك.
أخيرًا، كمكان عمل، فإن الهدف الأساسي لنا من التواصل والإبلاغ إلى أعلى والإدارة إلى أعلى هو القيام بوظائفنا بشكل جيد، وتحقيق النجاح المتبادل مع رؤسائنا، وتحقيق وضع مربح للجانبين.
» اختبار الشخصية المجاني عبر الإنترنت على القرص
رابط لهذه المقالة: https://m.psyctest.cn/article/01d8XdRA/
إذا أعيد طبع المقال الأصلي، يرجى الإشارة إلى المؤلف والمصدر في شكل هذا الرابط.
