İşyerinde yukarıya doğru iletişim

Hiç böyle bir deneyim ya da kafa karışıklığı yaşadınız mı:

1. Çok çalışmanıza ve birçok önemli görev veya proje üstlenmenize rağmen hak ettiğiniz faydaları alamadınız mı?
2. Siz ve Xiao Ming’in birlikte çalıştığınız projede ikiniz de iyi performans gösterdiniz, ancak amirleriniz Xiao Ming’i destekliyor gibi mi görünüyordu?
3. Üstleriniz tarafından verilen her şeyi yaparken çok ciddi ve dikkatlisiniz, ancak üstleriniz size karşı sıcak ve soğuk görünüyor, güven ve tanınma konusunda yeni bir gelişme yok mu?

Yukarıdaki senaryolara ek olarak, hiç böyle bir zihinsel durum yaşadınız mı:

1. Üstlerimin bana verdiği işleri en iyi şekilde yapmaya ve işleri güzelce yapmaya çalışamaz mıyım? Neden sürekli rapor vermek zorundayım? Raporlama zamanım olduğunda daha fazla şey yapabilirim.
2. Üstlerime rapor vermek istemiyorum. Ne zaman rapor vermek istesem, kendimi çok karmaşık hissediyorum.
3. Amirimin yönetim tarzını çözemiyorum. Ona birkaç kez rapor verdim ama görevden alındılar. Artık rapor vermeyi düşündüğümde psikolojik bir gölgem oluyor.
4. Mezun olduktan sonraki ilk birkaç yılda bazı şeyler iyi yapılmadı ve zaman zaman üstlerim tarafından eleştirildim, bu da beni daha uyanık ve gergin yaptı, üstlerimle iletişim kurmaktan ve rapor vermekten korktum.

İster işyerinde yeni olalım ister kıdemli profesyonel olalım, temel taleplerimizden birinin sıkı çalışmamızın üstlerimiz tarafından tanınması ve onaylanması olduğu doğrudur.

Kişilerarası ilişkilerin ustası Harvey McKay şunları söyledi: İşinizi iyi yapmak bir şey, lideriniz tarafından tanınmak başka bir şey.

Bu nedenle iş yerinde raporlamanın gerekli olmadığını düşünmek şöyle dursun, işyerindeki her birimiz yukarıya doğru iletişimin ve raporlamanın önemini göz ardı edemeyiz. Raporlamanın başlı başına bir iş olduğunu ve raporlamanın da işin çok önemli bir parçası olduğunu gerçekten anlamamız gerekiyor.

Peki üstlerimizle nasıl daha iyi iletişim kurabilir ve rapor verebiliriz? Bu 4 nokta size yardımcı olabilir:

1. İç kalbinizin üstesinden gelin ve yukarı doğru iletişime doğru ilk adımı atın

Bir gece önce üstleriyle iletişim kurmak ve rapor vermek zorunda kaldığı için bu konuyu çok düşünen biri oldu mu? Çeşitli iç mücadeleler yapıp bunu düşünürken uykuya dalan oldu mu? üstlerine rapor verince işler yine aniden sona erdi. Bu şekilde, rapor vermek istememenin içsel bir karmaşası vardı.

Aslında çoğu zaman bunun nedeni kalbimden çok fazla düşünmemdir. Çok düşünmemin sebebi raporun iyi olmayacağından endişe etmem, üstlerime nasıl iletişim kuracağımı ve raporlama yapacağımı bilemediğimden endişeleniyorum, üstlerim tarafından eleştirileceğimden endişeleniyorum, İyi proje sonuçlarına ve iş performansına sahip olmadığım için üstlerim tarafından tanınmayacağımdan endişeleniyorum. Ve bunlar, üstlerine karşı duydukları içsel korkuya ve kendi güvensizliklerine indirgeniyor.

Ama aslında ‘üstlerinizle iletişim kurmak ve rapor vermek istediğiniz için karmaşık iç faaliyetler’ sadece anlamsız olmakla kalmayacak, aynı zamanda üstlerinize karşı korkunuzu da artıracaktır.

Bu nedenle çok düşünürseniz, kendi kalbinizin üstesinden gelerek işe başlamak ve o cesur ilk adımı gerçekten atmak daha iyidir. Bu adımı cesurca attığınız sürece farklı bir dünya bulacaksınız. Belki amiriniz sandığınız kadar ciddi ve korkutucu değildir, sandığınız kadar gergin ve rahatsız da değildir. Bunun yerine, aklıma gelmeyen birçok öneri ve görüş aldım.

Hala bir üst seviyeye iletişim ve raporlama konusunda sıkıntı çeken ve endişe duyan arkadaşlar, lütfen biraz hazırlık yapın, kendi kalbinizin üstesinden gelin ve bu adımı cesurca atın.

2. Üstlerinizi tanıyın ve uygun iletişim yöntemlerini bulun

Kendi iç duygularımızın üstesinden gelirken, üstlerimizle iletişim kurarken ve onlara rapor verirken de daha hedefli olabiliriz.

Üst düzey kişi organizasyon tarafından seçilir ve aynı zamanda bir insandır. Onun değer önermesini, itici gücünü, iş tercihlerini ve astlara yönelik tercihlerini, ayrıca yönetim tarzını günlük çalışma ve iletişim yoluyla anlayabilirim.

Söylendiği gibi: Yalnızca kendimizi ve düşmanımızı tanıyarak doğru ilacı yazabiliriz ve ancak o zaman ‘başkalarından faydalanabiliriz.’ Bu size üstlerinizle daha iyi iletişim kurma, rapor verme ve ağırlığı artırma cesaretini verecektir.

DISC Kişilik Testi‘ye göre üstün stili aşağıda gösterildiği gibi dört türe ayrılabilir:

1. D - Hakimiyet, güçlü eylem ve sonuç odaklı bir karakter özelliği;

Baskın üstler doğal liderlerdir ve değer yönelimleri yalnızca sonuç odaklıdır.

Baskın üstler sıklıkla şunu söyler: ‘Sonuçlar nelerdir?’ ‘Sonraki eylem…’ ‘Amacımız…’ ‘Bunu nasıl yapmalıyız?’

Baskın bir üst her zaman gerçek sonuçların peşinde koşar ve yalnızca sonuçlar ona en büyük motivasyonu ve itici gücü sağlayabilir. Hakim bir üstle iletişim basit, doğrudan olmalı ve tüm sorulara cevap vermelidir.

Üstünüz dominant ise yapmanız gerekenler:

• 👉Farklı görüşlerle karşılaştığınızda doğrudan çürütmeyin, taleplerinizi incelikli bir şekilde ifade edin;
• 👉İletişim kurarken sonuç önce gelmeli, doğrudan olmalı ve lafı uzatmamalı;
• 👉Proaktif olarak her şeyi ayrıntılı olarak rapor edin, böylece durumunuzu istediği zaman takip edebilsin;
• 👉Sonuç odaklı olun. Ara sonuçlar da aşamalı sonuçlardır. Raporlar sorunlara değil sonuçlara odaklanmalıdır.

2. I——Etki (etki/etkileşim türü), nazik, iyimser ve insan odaklı bir kişilik;

Etkili amirler dışa dönük ve arkadaş canlısıdırlar ve rahat, insan odaklı bir çalışma ortamı yaratmayı severler. Böyle bir üst, başkalarını kontrol etmekten ziyade etkilemeyi sever, iletişimi ve iletişimi sever, etkileşime önem verir.

Etkili üstlerinizle karşılaştığınızda asla doğru bir tavır takınmalısınız. Bu tür üstlerin hiçbir şey anlamadığını, hiçbir şey yapmadığını asla düşünmeyin. Bu tip bir üst genellikle büyük kararlara odaklanır ve spesifik uygulamaları astlarına bırakır. Bir şeye söz verdiyseniz onu tutmalısınız.

Eğer amiriniz etkileyici bir tipse yapmanız gereken şey:

• 👉İletişim kurarken ona tamamen saygı duymalı ve onu tanımalı, üstlerinizin fikirlerini aktif olarak onaylamalı ve tanımalısınız;
• 👉İletişim kurarken içeriğin kilit noktalarını vurgulamaya odaklanın ve mantığı netleştirin;
• 👉Rahatlayamazsınız, üstlerinizin verdiği yetkiye dikkat edip kullanmanız, üstlerinizin verdiği her şeyi uygulamanız gerekir.

3. S - Kararlılık (istikrarlı/destekleyici), prosedürlere odaklanan bir kişilik özelliğidir, işleri yaparken titiz ve titizdir;

İstikrarlı bir amirin yüksek standardı, prosedürlere ve mantığa dikkat eden, analiz ve düşünmede iyi olan ve ayrıntılara dikkat eden mükemmeliyetçidir.

Sürekli üstler çoğunlukla teknik liderler tarafından temsil edilir.

Eğer amiriniz istikrarlı bir tipse yapmanız gereken şey:

• 👉Kendini ifade etme becerisinin öğrenilmesini ve eğitilmesini güçlendirmek, mantıksal fikirlere odaklanmak ve verileri sunmak için en iyisi veri ve gerçekleri kullanmaktır;
• 👉İşin ilerleyişini herhangi bir biçimde daha sık iletişim kurun ve raporlayın, ancak raporlamak için son dakikaya kadar beklemeyin;
• 👉Üstlerinizle iletişim kurun ve fikirlerini alın, sözlerini dinleyin, görüşlerine yanıt verin, ona değerli olduğunu hissettirin.
• 👉Bilgi rezervinizi ve profesyonel seviyenizi güçlendirin, çünkü iletişim kurarken ve raporlama yaparken her zaman ve her yerde size sorular sorulabilir.

4. C - Uyumluluk (temkinli/düzeltici), esas olarak kurallara uyan ve başkalarını desteklemeye istekli bir karakter özelliği.

Dikkatli amirler kural ve prosedürlere çok düşkündürler, ayrıntılara daha fazla dikkat ederler ve yüksek standartları korurlar. İşleri yaparken hassasiyete dikkat edin ve sürece dikkat edin; çok yüksek kalite gereksinimlerine sahip olun; ortaya çıktıkça konuları gerçekten tartışabilirsiniz.

Eğer amiriniz dikkatliyse yapmanız gerekenler:

• 👉Haber verirken açık sözlü olun, olayları olduğu gibi tartışın, tek tek konuşun ve başıboş konuşmaktan kaçının;
• 👉Raporlama yaparken gerçekler ve veriler sunulmalı, açık gerçekler ve ayrıntılı veriler verilmelidir;
• 👉Rapor yaparken net zaman noktaları ve net planlar olmalı.

DISC teorisi duygusal davranışlarımızı dört türe ayırır, ancak gerçek iş ve yaşamda hepimiz bu dört kişiliğe sahibiz, ancak her kişiliğin oranı farklıdır.

3. Kendinizi ve yukarı doğru iletişim taleplerinizi tanıyın

Neden kendi iş olgunluğunuzu bilmeniz gerekiyor? Bunun nedeni, her birimizin iş yerinde farklı ihtiyaçları veya talepleri olmasıdır. Üst düzey yönetici için tek başına sizi değil, ekibi yönetir ve herkesin detaylı gelişimine dikkat edecek kadar zaman ve enerjiye sahip olması imkansızdır. Bu dönemde kendi ihtiyaç veya taleplerimize göre ve kendi iş olgunluğumuzla birleştirerek hedefe yönelik iletişim ve raporlama yapmamız gerekiyor.

İster yeni bir çalışan olun ister deneyimli bir çalışan olun, her yeni projeye katıldığınızda dört çalışma aşamasından geçeceksiniz ancak her aşamada kalış süresi farklı olacaktır. Buna bağlı olarak üstlere yönelik çağrılar/ihtiyaçlar da farklıdır.

Aşama 1: Yüksek Coşku/Güven, Düşük Deneyim Başlangıç Seviyesi

Bir çalışan ilk kez çalışmaya başladığında, genel olarak konuşursak, işe karşı yüksek bir coşkuya ve nispeten yüksek bir güvene sahiptir, ancak deneyimden yoksundur ve çalışma becerisi düşüktür. Bu tür insanlara ‘coşkulu’ başlangıçlar diyoruz. Bu aşamada üstlerle iletişim kurmaya yönelik fikirler şunlardır:

Aşama 2: Orta düzeyde coşku/güven, orta düzeyde yetenekli öğrenciler

Çalışan işe başladıktan bir süre sonra çevreyi anlamaya başlar, yavaş yavaş ona uyum sağlar ve çalışma yeteneği de gelişir. Ancak başlangıçtaki çalışma coşkusunun ‘üç ateşi’ de sönmüştür. Bu aşamada üstlerle iletişim kurmaya yönelik fikirler şunlardır:

Aşama 3: Daha yüksek coşku/güven, daha yüksek yetenekli performans gösterenler.

Bir çalışan işe girdiğinde ve hatırı sayılır bir deneyim biriktirdiğinde, çalışma yeteneği ortalamanın üzerindedir, ancak çevreye alışmıştır ve çalışma isteği dalgalanmaktadır. Bu aşamada üstlerle iletişim kurmaya yönelik fikirler şunlardır:

Aşama 4: Yüksek coşku/güven, yüksek yetenekli bitirici.

Bir çalışan istikrarlı bir gelişim dönemine girdiğinde, işinin ve kendisinin değerinin farkına varır, olumlu ve coşkulu bir iş tutumuna sahip olur, iş yeteneği artar, zengin deneyime sahip olur ve işini en iyi şekilde yapabilir. Bu aşamada üstlerle iletişim kurmaya yönelik fikirler şunlardır:

4. Yukarıya doğru iletişimin kapalı döngü modelini oluşturun

Peki harekete geçip yukarıya doğru iletişim kurmaya ve raporlamaya başladığımızda hangi sıklıkta ve hangi zamanda en uygunudur? Daha sık rapor verirseniz, amiriniz sürekli olarak işini rahatsız ettiğinizi hissedecektir; daha az sıklıkta rapor verirseniz, amiriniz ilgili bilgiyi bilmesi gerektiğinde size sormak için inisiyatif alacaktır ve bu anda daha fazla baskı hissedeceksiniz. .

Bu nedenle, ister kendi kalplerimizi yenip ilk kez başlasak, ister kendimizi ve düşmanlarımızı tanıyor olsak da, yine de dikkatli bir şekilde ele almamız gereken şey, her yukarıya doğru iletişim raporuna dayalı bir inceleme özetidir. Bu inceleme özeti, bir incelemeye dayanmaktadır. İletişim ve raporlama sürecinde ve rapor tamamlandıktan sonra kazanımlar ve iyileştirme noktaları.

Yukarı doğru iletişimin kapalı döngü modeli için lütfen aşağıdakilere bakın:

1. Görevleri ve gereksinimleri netleştirin

Yani üstlerimiz bize bir şey söylediğinde, bir görevi aldığımızda onu hemen baştan yerine getirmiyoruz. Bunun yerine öncelikle görevin ne olduğunu netleştiriyor, konunun arka planını, üstümüzün beklentilerini ve hedeflerini anlıyoruz. ve üstümüzün ilettiklerinin tutarlı olup olmadığını anladığımız görev ve hedefleri netleştirin.

2. Bir plan geliştirin ve zorluklarınızı doğru şekilde iletin

Görevi onayladıktan sonra bir plan oluşturun, olası süreyi değerlendirin, olası riskleri tahmin edin ve güçlendirme süresini ayırın.

Bir görev zorlayıcıysa veya çok ulaşılabilir değilse, sürekli olarak ‘yapılması zor’ olduğunu vurgulamak yerine bakış açınızı değiştirebilir ve üstlerinizden ihtiyaç duyduğunuz destek ve kaynakları istemek için ‘yardım isteme’ yaklaşımını kullanabilirsiniz. .

Örneğin, üstleriniz sizden bu çeyrekte 2 milyon yuan’lık bir performans sergilemenizi istiyor, ancak tüm ekibin geçen çeyrekte en iyi performansı yalnızca 1,5 milyon yuandı.

Doğrudan üstlerinize söylerseniz: Çok fazla müşterim yok ve müşteri kaynak kanallarım da çok sınırlı. Ayrıca ekibin bir bütün olarak satış becerileri en yüksek performansa sahip meslektaşlarımın çok gerisinde kalacak. bu hedefe ulaşmak gerçekten zor olacak… vb.

Bunlar gerçek olsa da bunların bahane olduğunu düşünmemek elde değil.

Eğer bunu yeniden ifade edebilirseniz, örneğin:

Sayın Üstün, bu hedefe nasıl ulaşacağınıza ilişkin olarak aşağıdaki iki açıdan başlamayı planlıyorum, umarım size rehberlik edebilirsiniz:

Bir yandan potansiyel müşterilerimi artırmak ve müşteri tabanımı geliştirmek için birkaç kanalı daha genişletmeyi planlıyorum, sizinle ilgili kanalları görüşmek isterim…;

Öte yandan satış becerilerimi geliştirerek dönüşüm oranımı artırmayı planlıyorum, eğer geçen yılın satış şampiyonu bizimle paylaşırsa diye duydum….

İki açıklama aslında özünde benzer. Sadece bakış açısını değiştirdiler, başlangıçtaki olumsuz ve kötümser bakış açısını olumluya çevirip hedefe doğru ilerlediler mi?

3. İletişim ve raporlama planını uygulayın

Uygulama planını üstlerinizle iletişim kurun ve raporlayın. Görevin veya konunun karmaşıklığına göre bir AB planı oluşturabilir ve üstlerinizin çoktan seçmeli sorular sormasına izin verebilirsiniz. Ancak üstlerinizle fikir birliğine vardıktan sonra uygulamaya başlayabilirsiniz.

Örneğin: XX planıyla ilgili olarak artık üç fikrim var. Çözüm durumu (birincisi…; ikincisi…; üçüncüsü…, avantajları ve dezavantajları…) + kişisel analiz (karşılaştırma olarak ben şahsen tavsiye ederim, benimseyebilirsiniz) ilk seçenek çünkü…) + Planı amirinizle onaylayın (sizin fikriniz nedir amiriniz?)

Bu, üstlerinizin karar verme yükünü büyük ölçüde azaltmakla kalmayıp aynı zamanda işinizin değerini de yansıtan farklı öneriler ve spesifik analizleri içerir.

4. Zamanında ve proaktif aşamalı geri bildirim

Göreceli olarak uzun bir zaman aralığına sahip bir görevse, zaman zaman periyodik geri bildirim sağlamak için inisiyatif almalısınız, çünkü periyodik sonuçlar aynı zamanda sonuçların bir raporudur ve bu da üstlerin ilk elden bilgiyi kavramasını kolaylaştırır. zamanında bir şekilde.

İyi geri bildirim dört bölümden oluşur: gerçekler (yani ne tür sorunlarla karşılaştığınız/projedeki ilerleme) + görüşler (kendi görüşleriniz) + takip eylem planları (aklınıza gelen çözümler açık ve spesifik olmalıdır, tercihen iki veya daha fazla) + tahmin (önerilerinize uyulursa ne gibi sonuçlar ve etkiler olabilir, hem olumlu tahminler hem de olumsuz tahminler belirtilmelidir)

5. Sonuçları geri bildirimde bulunun ve görüşleri onaylayın

Görev nihayet tamamlandığında zamanında lidere rapor verin ve liderin görüşlerini alın.

Amerikalı yönetim bilimcisi Sean Bell, üstlerin astlarından temel beklentilerinin şunlardır: iletişim (aktif ve uyumlu), itaat (koşulsuz), destek (kapsamlı), çaba (tam), tutum (doğru) ve sonuçlar. Yukarıdaki faktörlerin tümünü karşılayabildiğinizde, üstleriniz elinizin altındadır.

Son olarak, bir işyeri olarak yukarıya doğru iletişim kurmamızın, raporlamamızın ve yukarıyı yönetmemizin en temel amacı, işimizi iyi yapmak, üstlerimizle karşılıklı başarıya ulaşmak ve kazan-kazan durumunu yakalamaktır.

» DISC Kişilik Ücretsiz Çevrimiçi Testi

Bu makaleye bağlantı: https://m.psyctest.cn/article/01d8XdRA/

Orijinal makalenin yeniden basılması durumunda lütfen bu bağlantıda yazarını ve kaynağını belirtiniz.