İşyeri iletişiminin üç rolü
İşyerinde patronlar, meslektaşlar, astlar vb. gibi farklı insanlarla uğraşmak zorundayız. Onların bizimle ilişkileri farklı, bizim onlarla konuşma şeklimiz farklı. Onlarla nasıl konuştuğunuzu hiç fark ettiniz mi? Neden böyle konuştuğunu biliyor musun?
‘Transaksiyonel Analiz’ adında bir teori öneren Eric Berne adında bir psikolog var. Farklı insanlarla konuştuğumuzda üç farklı rolümüz olduğunu söyledi: ‘Ebeveyn’, ‘Yetişkin’ ve ‘Çocuk’. Bu üç rol konuşurkenki durumumuzu, tavrımızı ve tavrımızı temsil eder.
Bern, çocukluğumuzdan beri ebeveynlerimiz tarafından eğitildiğimize ve onlardan etkilendiğimize ve büyüdüğümüzde toplumdan çok şey öğrendiğimize inanıyor. Bu nedenle herkesin şu üç rolü vardır: karmaşık kişiliğimizi oluşturan ebeveyn, yetişkin ve çocuk. Bu üç rol nasıl konuştuğumuzu etkiler:
- P: Ebeveyn olarak otorite ve üstünlük sergileriz, sıklıkla başkalarına emir verir veya eleştiririz, eleştirel ve sert davranırız.
- C: Yetişkinler olarak nesnellik ve rasyonellik göstereceğiz, gerçeklere ve mantığa göre konuşacağız, farklılıkları esnek bir şekilde ele alabilecek ve başkalarına saygı gösterebileceğiz.
- C: Çocuk rolünü oynarken gerçekçi ve doğrudan olacağız, daha benmerkezci bir tavırla, inatçı, duygusal ve algısal yönümüzü göstermek daha kolay olacak.
Günlük yaşamda, farklı durumlara ve nesnelere göre konuşacak farklı karakterleri seçerek, benzersiz kişilerarası tarzımızı oluştururuz. Aynı zamanda başkaları da bizimle konuşmak için rollerinden birini kullanacaklardır, bu nedenle diğer insanların rollerini de analiz etmeli (kullandıkları kelimelere ve beden diline dikkat etmeli) ve uygun rolü, tutumu ve yanıt verme yolunu seçmeliyiz.
İş yerinde paternalist iletişim kalıplarıyla nasıl başa çıkılır?
İşyerinde en yaygın patron-çalışan iletişim yöntemimiz, özellikle patronun çalışanlara görev vermesi veya işi değerlendirmesi sırasında ’ebeveyn-çocuk’ modudur.
Patron: ‘İşten çıkmadan önce tamamlanmış raporu masamın üzerine koy. Rapor tamamlanana kadar işten ayrılmana izin verilmiyor.’
Çalışanlar olarak patronumuzun bu tür paternalist emirleriyle karşılaştığımızda yanıt vermek için aşağıdaki üç olasılığa sahibiz:
- P (ebeveyn): ‘Meşgulüm. Bugün işten çıktıktan sonra yapacak başka işlerim var. Gidip yapacak başka birini bulabilirsin.’
- A (Yetişkin): ‘Benden yarın için müşteri bilgilerini hazırlamamı istediniz. Eğer bu raporu işten çıkmadan tamamlamak zorunda kalırsam işim gecikir. Müşteri bilgilerinin daha acil ve önemli olduğunu düşünüyorum. Vereceğim Raporu yarın verir misin, yoksa başka bir meslektaşın sorumluluğu üstlenmesine izin verir misin?
- C (çocuk): ‘Umurumda değil, işten çıkmadan bitiremezsem bunu yarın konuşalım!’
Patron, çalışanlarla iletişim kurmak için ebeveyn modunu kullansa bile çalışanlar rahatsız hissedecektir. Ancak patron yanıt olarak ebeveyn veya çocuk iletişim modunu kullanırsa sonucu tahmin edebiliriz! Bu nedenle, mutsuz olsanız bile, yetişkin bir tavırla yanıt vermeye çalışmak, işyerinde iyi iletişim ve ilişkileri sürdürmek açısından genellikle daha iyidir.
Etkili ‘yetişkinler arası’ iletişim oluşturun
İş yerinde meslektaşlarınızla iletişim kurarken ideal olan, sürekli olarak ‘yetişkinler arası’ etkileşimler oluşturmak ve işin verimli ve sorunsuz ilerleyebilmesi için nesnel ve rasyonel bir şekilde iletişim kurmaktır. Ancak iletişim iki yönlüdür. ‘Yetişkinler arası’ bir etkileşim oluşturmak için her iki tarafın da ‘yetişkin’ rolünü benimsemesi gerekir.
‘Yetişkin-yetişkin’ olarak adlandırılan etkileşim aslında bir tür etkili iletişimi, yani konuşmacının ve dinleyicinin mesajı aynı şekilde anlamasını ifade eder. Ancak bazen bilgiler itaatkar kişi tarafından tamamen farklı bir anlamla yorumlanabilir, bu da yanlış anlamalara, hatta çatışmalara neden olabilir ve iş iletişimini etkileyebilir.
Öte yandan, birçok kişi iletişimin amacını da göz ardı edecektir; bu amaç sadece kendi fikirlerini ifade etmek değil aynı zamanda karşı tarafın mesajınızı gerçekten anlamasını sağlamaktır. Bu nedenle etkili iletişim kurmak için net geri bildirimler çok önemlidir. Eğer her iki taraf da karşı tarafın anlayıp anlamamasını değil de sadece kendi ne söylemek istediğini önemserse, kendi kendine konuşmaya başlar, iletişim engellerle karşılaşır ve işler yolunda gitmez.
Herkesin bilgiyi aktarmanın ve onu alma ve anlamanın kendine özgü bir yolu vardır. Bu nedenle iletişim sürecinde başkalarının sizi hemen anlayabileceğini düşünmeyin. Başkalarından geri bildirim almak da önemlidir. Benzer şekilde, diğer tarafa anlayışınızı bildirecek proaktif geri bildirim de yanlış anlamaları önleyebilir ve çalışmayı daha verimli hale getirebilir.
Proaktif geri bildirime ek olarak aşağıdaki 6 ipucu, ‘yetişkinler arası’ sohbetler oluşturmanıza ve işyerinde iyi bir iletişim kurmanıza da yardımcı olabilir.
İyi bir iş yeri/ekip iletişimi sağlamak için 6 ipucu
1. Sözünü kesmek yerine dinleyin
Diğer kişiyle aynı fikirde olmadığımızda, onu hemen çürütme eğiliminde olabiliriz, ancak bu, diğer kişinin kolaylıkla gücenmesine ve konuşmayı duygusal hale getirmesine neden olabilir. Çatışma olasılığını azaltmak için soruna öneride bulunmadan veya çözüm üretmeden önce diğer kişinin bakış açısını veya nedenlerini sabırla dinleyerek araya girme dürtüsüne direnebiliriz.
2. Konuşmadan önce dikkatlice düşünün
İletişim, diğer kişinin düşüncelerini anlamakla ilgilidir. Konuşmadan önce nasıl soru soracağınızı düşünmek için biraz zaman ayırabilirsiniz. Örneğin: Patronun ne demek istediğinden emin değilsek körü körüne ‘anladım’ demek ve yanlış bir şey yapmak yerine, dinledikten sonra patronun söylediklerini kendi sözlerimizle tekrarlayarak onaylayabiliriz.
Örneğin:
- Patron: ‘Bu projenin yarından sonraki gün az önce bahsettiğim birçok yerde değiştirilmesi gerekiyor. Anladın mı?’
- Çalışan: ‘Patron, A, B ve C’yi değiştirmenin yanı sıra iyileştirilmesi gereken başka alanlar var mı demek istiyorsunuz?’
3. Sohbet başlatmak için doğru anı seçin
İşyerinde iletişim kurarken önceliklere ve karşı tarafın duygusal durumuna dikkat etmelisiniz. Örneğin: Patron bugün kötü bir ruh halinde ona daha fazla kötü haber vermekten kaçınmalı mıyız? Diğer kişinin yüzünü ve ruh halini net bir şekilde görmek, işyeri iletişiminde önemli bir beceridir.
4. Her iki tarafın da konu ve tartışmanın odağı konusunda fikir birliğine sahip olduğunu doğrulayın
Farklı pozisyonlardaki çalışanlar farklı iş içeriklerine sahip olup, sorunlara farklı açılardan bakmaktadırlar. Bu nedenle fikirlerimizi ifade ederken karşı tarafın tutumunu ve şüphelerini de dikkate almalıyız ki fikir birliğine varmak daha kolay olsun.
5. İletişim kurmak için uygun kelimeleri ve tutumları kullanın
‘Sanırım’, ‘sanırım’ vb. gibi çok öznel veya duygusal sözcükleri kullanmaktan kaçının. Bu, işyerinde profesyonelliği korumamızı sağlar. Ayrıca başkalarının ne hakkında konuştuğumuzu bildiğini varsayamayız. Yanlış anlaşılmaları önlemek için zamanı, yeri, kişileri ve olayları net bir şekilde açıklamak için net ve net bir dil kullanmalıyız.
6. Diyalogda samimiyet gösterin ve geri bildirimde bulunun
Başkalarının önerileri veya sorularıyla karşılaştığınızda, bunlar kendi fikirlerinizle çelişse bile, öncelikle bunları rasyonel bir bakış açısıyla tartışabilir ve karşınızdaki kişinin görüşlerini anlamak için merakınızı kullanabilirsiniz. Bu aynı zamanda ilerleme kaydetmek için bir fırsat olabilir.
**Eğer yönetimdeyseniz dinlemeyi öğrenmelisiniz! **
Çoğu zaman sadece ’nasıl konuşacağımıza’ dikkat ederiz, ’nasıl dinleyeceğimize’ değil. Aslında yönetimin diğer insanların görüş ve duygularını dinlemeyi öğrenmesi daha önemlidir. Şunu sorabilirsiniz: Yöneticiliğin görevi “başkalarının sizi dinlemesini sağlamak” değil mi? Neden dinlemeyi öğrenmeliyiz? Bir yönetici olarak aslında daha hassas düşünmeniz gerekiyor. Aşağıda bahsettiğimiz üç seviyeli analiz size yardımcı olabilir.
Her bilgi parçası aslında farklı seviyelerde analiz edilebilir ve üç seviyeye ayrılabilir. Birinci düzey: Gerçek, en gerçek anlamdır. Günlük konuşmalarda pek çok kişi yalnızca yüzeydeki anlamı duyar ve mesaj içeriğinin ikinci katmanını, yani konuşmacının mesajı iletirken yaşadığı duygusal durumu, derinlemesine anlamaz. Son olarak, içeriğin üçüncü katmanı hakkında daha fazla düşünebiliriz: konuşmacının mesajın arkasındaki fikri olan amaç.
Örneğin: Yöneticiyseniz ve çalışanların fazla mesai yapmaktan şikayet ettiğini duyuyorsanız…
- Seviye 1: Çalışanlar fazla mesai yapmayı sevmezler.
- İkinci seviye: Çalışanlar bilgi verirken nasıl hissediyorlar? Kendinizi adaletsiz/yorgun/hayal kırıklığına uğramış/kızgın/saygısız mı hissediyorsunuz?
- Üçüncü seviye: Çalışanların fazla mesaiden şikayet etmesinin amacı nedir?
Bazı çalışanlar, sıkı çalışmalarının karşılığında daha fazlasını aldıklarını düşünüyor ve fazla mesai ücreti aldıkları sürece fazla mesai yapmaya hazırlar;
Bazı çalışanlar çalışma saatlerinin sınırlandırılması ve iş uğruna hayatın feda edilmemesi gerektiğini düşünüyor;
Bazı çalışanlar fazla mesai yapsalar bile yönetim tarafından tanınmadıklarını düşünüyor.
Çalışanlarınızın dinlendiğini ve saygı duyulduğunu hissetmesini sağlamak için farklı fikirlere farklı şekillerde yanıt vermelisiniz.
Kendi rollerinizi ve iletişim kalıplarınızı anlayın ve ustalaşın ve bunları farkındalığınızı ve farkındalığınızı artırmak için kullanın. Çevrenizdeki farklı iletişim tarzlarını analiz edin ve ayarlamalar yapın.
İşyerinde dinleme becerilerinizi geliştirmek bir zorunluluktur. Bir ‘yetişkin’ olarak iletişim kurduktan ve iletişim becerilerinizi geliştirdikten sonra, işyerindeki kişiler arası sorunların çözüleceğini görebilirsiniz!
İletişim bir bilimdir ve iş yerinde iletişim, daha yetkin olabilmek için deneyim birikimi gerektirir. İşyerine yeni gelenler bir veya iki hata yüzünden çok fazla hüsrana uğramamalı! 😭
Ücretsiz Psikolojik Test
Kariyerinizin güçlü yönleri nelerdir?
Test adresi: www.psyctest.cn/t/M3x3Zv5o/
İnternet çağında özgürce iletişim kurabiliyor musunuz?
Test adresi: www.psyctest.cn/t/0lxnOWdJ/
Bu makaleye bağlantı: https://m.psyctest.cn/article/kVxroydA/
Orijinal makalenin yeniden basılması durumunda lütfen bu bağlantıda yazarını ve kaynağını belirtiniz.
