Tre ruoli nella comunicazione sul posto di lavoro
Al lavoro abbiamo a che fare con persone diverse, come capi, colleghi, subordinati, ecc. Il loro rapporto con noi è diverso e il modo in cui parliamo con loro è diverso. Hai mai notato come parli con loro? Sai perché parli così?
C’è uno psicologo di nome Eric Berne che ha proposto una teoria chiamata ‘Analisi Transazionale’. Ha detto che quando parliamo con persone diverse, abbiamo tre ruoli diversi: ‘Genitore’, ‘Adulto’ e ‘Bambino’. Questi tre ruoli rappresentano il nostro stato, modo e atteggiamento quando parliamo.
Bern ritiene che siamo stati educati e influenzati dai nostri genitori fin dall’infanzia e che abbiamo imparato molto dalla società quando cresciamo. Pertanto, ognuno ha questi tre ruoli: genitore, adulto e bambino, che costituiscono la nostra personalità complessa. Questi tre ruoli influenzano il modo in cui parliamo:
- P: Come genitori, dimostriamo autorità e superiorità, spesso comandiamo o critichiamo gli altri e siamo critici e duri.
- A: Da adulti, mostreremo obiettività e razionalità, parleremo secondo fatti e logica, saremo in grado di gestire le differenze in modo flessibile e mostreremo rispetto per gli altri.
- C: Quando interpretiamo il ruolo dei bambini, saremo reali e diretti, con un atteggiamento più egocentrico, ed è facile mostrare il lato ostinato, emotivo e percettivo.
Nella vita quotidiana, scegliamo personaggi diversi con cui parlare a seconda delle occasioni e degli oggetti, formando il nostro stile interpersonale unico. Allo stesso tempo, anche gli altri useranno uno dei loro ruoli per parlarci, quindi dobbiamo anche analizzare i ruoli degli altri (prestare attenzione alle parole e al linguaggio del corpo che usano) e scegliere il ruolo, l’atteggiamento e il modo di rispondere adeguati.
Come affrontare i modelli di comunicazione paternalistici sul posto di lavoro?
Sul posto di lavoro, il nostro metodo di comunicazione capo-dipendente più comune è la modalità “genitore-figlio”, soprattutto quando il capo assegna compiti ai dipendenti o valuta il lavoro.
Capo: ‘Metti il rapporto completato sulla mia scrivania prima di uscire dal lavoro. Non ti è permesso lasciare il lavoro finché non è completato.’
Come dipendenti, quando ci troviamo di fronte a ordini così paternalistici da parte del nostro capo, abbiamo le seguenti tre possibilità di risposta:
- P (genitore): ‘Sono occupato. Ho altre cose da fare oggi dopo aver finito il lavoro. Puoi trovare qualcun altro che lo faccia.’
- A (Adulto): ‘Mi hai chiesto di preparare le informazioni sul cliente per domani. Se devo completare questo rapporto prima di uscire dal lavoro, il mio lavoro sarà ritardato. Penso che le informazioni sul cliente siano più urgenti e importanti. Darò ti presenterò il rapporto domani, oppure va bene lasciare che un altro collega se ne occupi?’
- C (bambino): ‘Non mi interessa, se non riesco a finirlo prima di uscire dal lavoro, ne parliamo domani!’
Anche se il capo utilizza la modalità genitore per comunicare con i dipendenti, i dipendenti si sentiranno a disagio. Ma se in risposta il capo utilizza la modalità di comunicazione genitore o figlio, possiamo immaginare il risultato! Pertanto, anche se sei infelice, provare a rispondere in modo adulto è spesso migliore per mantenere buone comunicazioni e relazioni sul posto di lavoro.
Crea una comunicazione efficace ‘da adulto ad adulto’.
Quando si comunica con i colleghi sul posto di lavoro, l’ideale è creare continuamente interazioni ‘da adulto a adulto’ e comunicare in modo obiettivo e razionale in modo che il lavoro possa procedere in modo efficiente e senza intoppi. Ma la comunicazione è bidirezionale. Per creare un’interazione ‘da adulto ad adulto’, entrambe le parti devono adottare il ruolo di ‘adulto’.
La cosiddetta interazione ‘da adulto ad adulto’ si riferisce in realtà a un tipo di comunicazione efficace, cioè chi parla e chi ascolta comprendono il messaggio allo stesso modo. Ma a volte le informazioni possono essere interpretate dalla persona obbediente con un significato completamente diverso, il che può causare incomprensioni o addirittura conflitti e influenzare la comunicazione lavorativa.
D’altra parte, molte persone ignoreranno anche lo scopo della comunicazione, che non è solo esprimere le proprie opinioni, ma anche consentire all’interlocutore di comprendere veramente il proprio messaggio. Pertanto, per comunicare in modo efficace, è molto importante un feedback chiaro. Se entrambe le parti si preoccupano solo di ciò che vogliono dire e non se l’altra parte lo capisce, allora inizieranno a parlare da sole, la comunicazione incontrerà ostacoli e il lavoro non procederà senza intoppi.
Ognuno ha il proprio modo di trasmettere le informazioni e il proprio modo di riceverle e comprenderle. Pertanto, nel processo di comunicazione, non pensare che gli altri possano capirti immediatamente. È anche importante chiedere feedback agli altri. Allo stesso modo, un feedback proattivo per far capire all’altra parte la tua comprensione può anche evitare malintesi e rendere il lavoro più efficiente.
Oltre al feedback proattivo, i seguenti 6 suggerimenti possono anche aiutarti a creare conversazioni ‘da adulto a adulto’ e a stabilire una buona comunicazione sul posto di lavoro.
6 suggerimenti per ottenere una buona comunicazione sul posto di lavoro/team
1. Ascolta invece di interrompere
Quando non siamo d’accordo con l’altra persona, potremmo essere tentati di confutarla immediatamente, ma questo può facilmente offendere l’altra persona e rendere la conversazione emotiva. Possiamo resistere all’impulso di interrompere e ascoltare pazientemente il punto di vista o le ragioni dell’altra persona prima di dare suggerimenti o soluzioni al problema per ridurre la possibilità di conflitto.
2. Pensa attentamente prima di parlare
La comunicazione riguarda la comprensione dei pensieri dell’altra persona. Prima di parlare, puoi prenderti un po’ di tempo per pensare a come porre domande. Ad esempio: se non siamo sicuri di cosa intenda il capo, invece di dire ciecamente ‘Capisco’ e fare la cosa sbagliata, possiamo confermarlo ripetendo ciò che il capo ha detto con parole nostre dopo aver ascoltato.
Per esempio:
- Boss: ‘Questo progetto deve essere modificato dopodomani nei vari punti che ho appena menzionato. Hai capito?’
- Dipendente: ‘Capo, vuoi dire che oltre a modificare A, B e C, ci sono altre aree che necessitano di miglioramento?’
3. Scegli il momento giusto per iniziare una conversazione
Quando comunichi sul posto di lavoro, dovresti prestare attenzione alle priorità e allo stato emotivo dell’altra parte. Ad esempio: oggi il capo è di cattivo umore. Dovremmo evitare di portargli altre brutte notizie? Vedere chiaramente il volto e l’umore dell’altra persona è un’abilità importante nella comunicazione sul posto di lavoro.
4. Confermare che entrambe le parti abbiano un consenso sull’argomento e sul focus della discussione
I dipendenti in posizioni diverse hanno contenuti lavorativi diversi e guardano i problemi da prospettive diverse. Pertanto, quando esprimiamo le nostre idee, dobbiamo considerare anche la posizione e i dubbi dell’altra parte, in modo che sia più facile raggiungere un consenso.
5. Usa parole e atteggiamenti appropriati per comunicare
Evita di usare parole troppo soggettive o emotive, come ‘penso’, ‘penso’, ecc. Questo ci permette di mantenere la professionalità sul posto di lavoro. Inoltre, non possiamo dare per scontato che gli altri sappiano di cosa stiamo parlando. Dobbiamo usare un linguaggio specifico e chiaro per spiegare chiaramente l’ora, il luogo, le persone e le cose per evitare malintesi.
6. Mostra sincerità nel dialogo e fornisci feedback
Di fronte ai suggerimenti o alle domande di altre persone, anche se sono in conflitto con le tue idee, puoi prima discuterne da una prospettiva razionale e usare la curiosità per comprendere le opinioni dell’altra persona. Questa potrebbe anche essere un’opportunità per fare progressi.
**Se sei nel management, devi imparare ad ascoltare! **
Molte volte prestiamo attenzione solo a ‘come parlare’ ma non a ‘come ascoltare’. In effetti, è più importante che il management impari ad ascoltare le opinioni e i sentimenti degli altri. Potresti chiedere: il compito del management non è “far sì che gli altri ti ascoltino”? Perché dovremmo imparare ad ascoltare? Come manager, in realtà devi pensare in modo più sensibile. L’analisi a tre livelli menzionata di seguito può aiutarti.
Ogni informazione può in realtà essere analizzata a diversi livelli e può essere suddivisa in tre livelli. Il primo livello: fatto, che è il significato più letterale. Nelle conversazioni quotidiane, molte persone sentono solo il significato superficiale e non comprendono profondamente il secondo strato del contenuto del messaggio: i sentimenti, ovvero lo stato emotivo di chi parla durante la trasmissione del messaggio. Infine, possiamo effettivamente pensare di più al terzo livello di contenuto: lo scopo, che è l’idea di chi parla dietro il messaggio.
Ad esempio: se sei un manager e senti i dipendenti lamentarsi del lavoro straordinario…
- Livello 1: ai dipendenti non piace fare gli straordinari.
- Secondo livello: come si sentono i dipendenti quando forniscono informazioni? Ti senti ingiusto/stanco/deluso/arrabbiato/mancato di rispetto?
- Il terzo livello: qual è lo scopo dei dipendenti che si lamentano degli straordinari?
Alcuni dipendenti ritengono di ottenere di più dal loro duro lavoro e sono disposti a fare gli straordinari purché ricevano una retribuzione per gli straordinari;
Alcuni dipendenti ritengono che l’orario di lavoro dovrebbe essere limitato e che la vita non dovrebbe essere sacrificata per il lavoro;
Alcuni dipendenti ritengono inoltre di non essere riconosciuti dalla direzione anche se fanno gli straordinari.
È necessario rispondere a idee diverse in modi diversi per far sentire i dipendenti ascoltati e rispettati.
Comprendi e padroneggia i tuoi ruoli e modelli di comunicazione e usali per aumentare la tua consapevolezza e consapevolezza. Analizza i diversi stili di comunicazione intorno a te e apporta modifiche.
Sul posto di lavoro, è necessario esercitare le proprie capacità di ascolto. Dopo aver comunicato da ‘adulto’ e aver migliorato le tue capacità comunicative, potresti scoprire che i problemi interpersonali sul posto di lavoro saranno risolti!
La comunicazione è una scienza e la comunicazione sul posto di lavoro richiede l’accumulo di esperienza per diventare più abili. I nuovi arrivati sul posto di lavoro non dovrebbero sentirsi troppo frustrati a causa di uno o due errori! 😭
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