Ba vai trò của giao tiếp tại nơi làm việc
Trong công việc, chúng ta phải đối mặt với nhiều người khác nhau như sếp, đồng nghiệp, cấp dưới, v.v. Mối quan hệ của họ với chúng ta khác và cách chúng ta nói chuyện với họ cũng khác. Bạn có bao giờ để ý cách bạn nói chuyện với họ không? Bạn có biết tại sao bạn lại nói như vậy không?
Có một nhà tâm lý học tên là Eric Berne, người đã đề xuất một lý thuyết gọi là ‘Phân tích giao dịch’. Anh ấy nói rằng khi chúng tôi nói chuyện với những người khác nhau, chúng tôi có ba vai trò khác nhau: ‘Cha mẹ’, ‘Người lớn’ và ‘Trẻ em’. Ba vai trò này thể hiện trạng thái, cung cách và thái độ của chúng ta khi nói.
Bern tin rằng chúng ta đã được cha mẹ giáo dục và ảnh hưởng từ khi còn nhỏ và chúng ta đã học được rất nhiều điều từ xã hội khi lớn lên. Vì vậy, mỗi người đều có ba vai trò: cha mẹ, người lớn và con cái, tạo nên tính cách phức tạp của chúng ta. Ba vai trò này ảnh hưởng đến cách chúng ta nói:
- P: Là cha mẹ, chúng ta thể hiện quyền lực và sự vượt trội, thường ra lệnh hoặc chỉ trích người khác, phê phán và gay gắt.
- Đáp: Khi trưởng thành, chúng ta sẽ thể hiện tính khách quan, hợp lý, nói chuyện dựa trên sự thật và logic, có thể xử lý những khác biệt một cách linh hoạt và thể hiện sự tôn trọng với người khác.
- C: Khi đóng vai trẻ, chúng ta sẽ sống thật, bộc trực, có thái độ coi mình là trung tâm hơn, dễ bộc lộ mặt cố ý, tình cảm và nhận thức.
Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta chọn những nhân vật khác nhau để nói tùy theo những dịp và đối tượng khác nhau, hình thành nên phong cách cá nhân độc đáo của chúng ta. Đồng thời, người khác cũng sẽ dùng một trong những vai trò của họ để nói chuyện với chúng ta, vì vậy chúng ta cũng phải phân tích vai trò của người khác (chú ý đến lời nói và ngôn ngữ cơ thể họ sử dụng) và chọn vai trò, thái độ và cách phản ứng phù hợp.
Làm thế nào để đối phó với kiểu giao tiếp gia trưởng ở nơi làm việc?
Tại nơi làm việc, phương thức giao tiếp giữa sếp và nhân viên phổ biến nhất của chúng ta là chế độ “cha mẹ-con”, đặc biệt khi sếp giao nhiệm vụ cho nhân viên hoặc đánh giá công việc.
Sếp: ‘Đặt báo cáo đã hoàn thành lên bàn của tôi trước khi tan làm. Bạn không được phép nghỉ làm cho đến khi hoàn thành.’
Với tư cách là nhân viên, khi đối mặt với những mệnh lệnh gia trưởng như vậy từ sếp, chúng ta có ba khả năng phản ứng sau:
- P (phụ huynh): ‘Tôi bận. Hôm nay tan sở, tôi có việc khác phải làm. Con đi tìm người khác làm việc đó nhé.’
- A (Người lớn): ‘Bạn nhờ tôi chuẩn bị thông tin khách hàng cho ngày mai. Nếu tôi phải hoàn thành báo cáo này trước khi tan sở thì công việc của tôi sẽ bị trì hoãn. Tôi nghĩ thông tin khách hàng là cấp bách và quan trọng hơn. Tôi sẽ đưa ra.’ Bạn sẽ báo cáo vào ngày mai, hay để đồng nghiệp khác phụ trách?
- C (con): “Con không quan tâm, nếu con không làm xong trước khi tan làm thì mai chúng ta sẽ nói chuyện nhé!”
Ngay cả khi sếp sử dụng chế độ cha mẹ để giao tiếp với nhân viên, nhân viên sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu sếp sử dụng chế độ giao tiếp cha mẹ hoặc con cái để đáp lại, chúng ta có thể tưởng tượng được kết quả! Vì vậy, ngay cả khi bạn không hài lòng, việc cố gắng phản hồi ở chế độ người lớn thường sẽ tốt hơn trong việc duy trì các mối quan hệ và giao tiếp tốt ở nơi làm việc.
Tạo sự giao tiếp “người lớn với người lớn” hiệu quả
Khi giao tiếp với đồng nghiệp tại nơi làm việc, điều lý tưởng nhất là liên tục tạo ra sự tương tác “người lớn với người lớn” và giao tiếp một cách khách quan, hợp lý để công việc có thể tiến hành hiệu quả và suôn sẻ. Nhưng giao tiếp là hai chiều. Để tạo ra sự tương tác “người lớn với người lớn”, cả hai bên cần đảm nhận vai trò “người lớn”.
Cái gọi là tương tác ’người lớn với người lớn’ thực chất đề cập đến một kiểu giao tiếp hiệu quả, tức là người nói và người nghe hiểu thông điệp theo cách giống nhau. Nhưng đôi khi, thông tin đó có thể bị người nghe lời hiểu theo nghĩa hoàn toàn khác, có thể gây hiểu lầm, thậm chí mâu thuẫn và ảnh hưởng đến giao tiếp trong công việc.
Mặt khác, nhiều người cũng sẽ bỏ qua mục đích giao tiếp, đó không chỉ là bày tỏ quan điểm của mình mà còn là để đối phương thực sự hiểu được thông điệp của bạn. Vì vậy, để giao tiếp hiệu quả, phản hồi rõ ràng là rất quan trọng. Nếu cả hai bên chỉ quan tâm đến điều mình muốn nói mà không quan tâm đến việc đối phương có hiểu hay không thì họ sẽ trở thành người nói một mình, giao tiếp sẽ gặp trở ngại và công việc sẽ không suôn sẻ.
Mỗi người đều có cách truyền đạt thông tin riêng, cách tiếp nhận và hiểu thông tin riêng. Vì vậy, trong quá trình giao tiếp, đừng nghĩ rằng người khác có thể hiểu bạn ngay lập tức. Việc tìm kiếm phản hồi từ người khác cũng rất quan trọng. Tương tự như vậy, phản hồi chủ động để đối phương biết sự hiểu biết của bạn cũng có thể tránh được những hiểu lầm và giúp công việc hiệu quả hơn.
Ngoài phản hồi chủ động, 6 mẹo sau đây cũng có thể giúp bạn tạo ra những cuộc trò chuyện “từ người lớn đến người lớn” và thiết lập giao tiếp tốt tại nơi làm việc.
6 mẹo để đạt được hiệu quả giao tiếp tại nơi làm việc/nhóm
1. Hãy lắng nghe thay vì ngắt lời
Khi không đồng ý với người khác, chúng ta có thể muốn bác bỏ họ ngay lập tức, nhưng điều này có thể dễ dàng khiến người kia cảm thấy bị xúc phạm và khiến cuộc trò chuyện trở nên xúc động. Chúng ta có thể chống lại mong muốn ngắt lời và kiên nhẫn lắng nghe quan điểm hoặc lý do của người khác trước khi đưa ra đề xuất hoặc giải pháp cho vấn đề nhằm giảm nguy cơ xung đột.
2. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi nói
Giao tiếp là hiểu được suy nghĩ của người khác Trước khi nói, bạn có thể dành chút thời gian để suy nghĩ về cách đặt câu hỏi. Ví dụ: Nếu chúng ta không chắc chắn ý của sếp, thay vì mù quáng nói “Tôi hiểu” và làm sai, chúng ta có thể xác nhận bằng cách lặp lại những gì sếp đã nói bằng chính lời nói của mình sau khi nghe.
Ví dụ:
- Sếp: ‘Dự án này ngày mốt cần phải sửa đổi một số chỗ tôi vừa nhắc đến. Bạn hiểu chứ?’
- Nhân viên: “Sếp, ý anh là ngoài việc sửa đổi A, B và C, còn có lĩnh vực nào khác cần cải thiện không?”
3. Chọn thời điểm thích hợp để bắt đầu cuộc trò chuyện
Khi giao tiếp ở nơi làm việc, bạn nên chú ý đến những ưu tiên và trạng thái cảm xúc của đối phương. Ví dụ: Hôm nay sếp đang tâm trạng không tốt, chúng ta có nên tránh mang thêm tin xấu cho ông ấy không? Nhìn rõ khuôn mặt và tâm trạng của người khác là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp tại nơi làm việc.
4. Xác nhận hai bên đã thống nhất về chủ đề và trọng tâm thảo luận
Nhân viên ở các vị trí khác nhau có nội dung công việc khác nhau và nhìn nhận vấn đề từ những góc độ khác nhau. Vì vậy, khi bày tỏ ý kiến, chúng ta cũng phải xem xét lập trường và những nghi ngờ của đối phương để dễ đi đến thống nhất hơn.
5. Sử dụng ngôn từ và thái độ phù hợp khi giao tiếp
Tránh sử dụng những từ ngữ quá chủ quan hoặc cảm xúc, chẳng hạn như “Tôi nghĩ”, “Tôi nghĩ”, v.v. Điều này cho phép chúng tôi duy trì tính chuyên nghiệp tại nơi làm việc. Ngoài ra, chúng ta không thể cho rằng người khác biết mình đang nói về điều gì, mà phải sử dụng ngôn ngữ cụ thể, rõ ràng để giải thích rõ ràng về thời gian, địa điểm, con người, sự vật để tránh hiểu lầm.
6. Thể hiện sự chân thành trong đối thoại và đưa ra phản hồi
Khi đối mặt với những đề xuất hoặc câu hỏi của người khác, ngay cả khi chúng mâu thuẫn với ý tưởng của chính bạn, trước tiên bạn có thể thảo luận về chúng từ góc độ hợp lý và sử dụng sự tò mò để hiểu quan điểm của người khác. Đây cũng có thể là cơ hội để bạn tiến bộ.
**Đã làm quản lý thì phải học cách lắng nghe! **
Nhiều khi chúng ta chỉ chú ý đến “cách nói” mà không chú ý đến “cách nghe”. Trên thực tế, điều quan trọng hơn đối với người quản lý là học cách lắng nghe ý kiến và cảm xúc của người khác. Bạn có thể hỏi: Công việc của người quản lý không phải là “làm cho người khác lắng nghe bạn” sao? Tại sao chúng ta nên học cách lắng nghe? Với tư cách là người quản lý, bạn thực sự cần phải suy nghĩ nhạy bén hơn. Phân tích ba cấp độ được đề cập dưới đây có thể giúp ích cho bạn.
Mỗi phần thông tin thực sự có thể được phân tích ở các cấp độ khác nhau và có thể được chia thành ba cấp độ. Cấp độ đầu tiên: sự thật, nghĩa đen nhất. Trong các cuộc trò chuyện hàng ngày, nhiều người chỉ nghe được ý nghĩa bề mặt mà không hiểu sâu sắc lớp thứ hai của nội dung thông điệp: cảm xúc, là trạng thái cảm xúc của người nói khi truyền tải thông điệp. Cuối cùng, chúng ta thực sự có thể nghĩ nhiều hơn về lớp nội dung thứ ba: mục đích, tức là ý tưởng của người nói đằng sau thông điệp.
Ví dụ: Nếu bạn là người quản lý và nghe thấy nhân viên phàn nàn về việc phải làm thêm giờ…
- Cấp độ 1: Nhân viên không thích làm thêm giờ.
- Cấp độ thứ hai: Nhân viên cảm thấy thế nào khi cung cấp thông tin? Bạn có cảm thấy không công bằng/mệt mỏi/thất vọng/tức giận/không được tôn trọng không?
- Cấp độ thứ ba: Mục đích của việc nhân viên phàn nàn về việc làm thêm giờ là gì?
Một số nhân viên cảm thấy rằng họ nhận được nhiều hơn nhờ làm việc chăm chỉ và sẵn sàng làm thêm giờ miễn là họ được trả lương làm thêm giờ;
Một số nhân viên cho rằng nên hạn chế giờ làm việc và không nên hy sinh mạng sống vì công việc;
Một số nhân viên còn cảm thấy họ không được lãnh đạo công nhận dù có làm thêm giờ.
Bạn phải phản hồi những ý tưởng khác nhau theo những cách khác nhau để khiến nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.
Hiểu và nắm vững vai trò cũng như kiểu giao tiếp của chính bạn, đồng thời sử dụng chúng để nâng cao nhận thức và nhận thức của bạn. Phân tích các phong cách giao tiếp khác nhau xung quanh bạn và điều chỉnh.
Ở nơi làm việc, việc rèn luyện kỹ năng nghe là điều bắt buộc. Sau khi giao tiếp như một ’người lớn’ và cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình, bạn có thể thấy rằng các vấn đề giữa các cá nhân ở nơi làm việc sẽ được giải quyết!
Giao tiếp là một môn khoa học, giao tiếp ở nơi làm việc đòi hỏi phải tích lũy kinh nghiệm để trở nên thành thạo hơn. Những người mới đi làm không nên cảm thấy quá nản lòng vì một, hai sai lầm! 😭
Kiểm tra tâm lý miễn phí
Thế mạnh nghề nghiệp của bạn là gì?
Địa chỉ kiểm tra: www.psyctest.cn/t/M3x3Zv5o/
Bạn có thể giao tiếp tự do trong thời đại Internet không?
Địa chỉ kiểm tra: www.psyctest.cn/t/0lxnOWdJ/
Liên kết đến bài viết này: https://m.psyctest.cn/article/kVxroydA/
Nếu bài viết gốc được in lại, vui lòng ghi rõ tác giả và nguồn ở dạng link này.
