संचार को कार्यस्थल में बाधा न बनने दें! अपने संचार को सहज बनाने के लिए इन मनोवैज्ञानिक ज्ञान को सीखें

कार्यस्थल संचार की तीन भूमिकाएँ

कार्यस्थल पर हमें अलग-अलग लोगों से निपटना पड़ता है, जैसे बॉस, सहकर्मी, अधीनस्थ आदि। उनका हमसे रिश्ता अलग है और हमारा उनसे बात करने का तरीका अलग है। क्या आपने कभी गौर किया है कि आप उनसे कैसे बात करते हैं? क्या आप जानते हैं कि आप ऐसी बात क्यों करते हैं?

एरिक बर्न नाम के एक मनोवैज्ञानिक हैं जिन्होंने ‘ट्रांसेक्शनल एनालिसिस’ नामक एक सिद्धांत प्रस्तावित किया है। उन्होंने कहा कि जब हम अलग-अलग लोगों से बात करते हैं, तो हमारी तीन अलग-अलग भूमिकाएँ होती हैं: ‘अभिभावक’, ‘वयस्क’ और ‘बच्चा’। ये तीन भूमिकाएँ बोलते समय हमारी स्थिति, ढंग और दृष्टिकोण का प्रतिनिधित्व करती हैं।

बर्न का मानना है कि हम बचपन से ही अपने माता-पिता से शिक्षित और प्रभावित हुए हैं और बड़े होने पर हमने समाज से बहुत कुछ सीखा है। इसलिए, हर किसी की ये तीन भूमिकाएँ होती हैं: माता-पिता, वयस्क और बच्चा, जो हमारे जटिल व्यक्तित्व का निर्माण करते हैं। ये तीन भूमिकाएँ हमारे बोलने के तरीके को प्रभावित करती हैं:

• पी: माता-पिता के रूप में, हम अधिकार और श्रेष्ठता प्रदर्शित करते हैं, अक्सर दूसरों पर आदेश देते हैं या उनकी आलोचना करते हैं, और आलोचनात्मक और कठोर होते हैं।
• ए: वयस्कों के रूप में, हम निष्पक्षता और तर्कसंगतता दिखाएंगे, तथ्यों और तर्क के अनुसार बोलेंगे, और मतभेदों को लचीले ढंग से संभालने और दूसरों के प्रति सम्मान दिखाने में सक्षम होंगे।
• सी: बच्चों की भूमिका निभाते समय, हम अधिक आत्म-केंद्रित रवैये के साथ वास्तविक और प्रत्यक्ष होंगे, और जानबूझकर, भावनात्मक और अवधारणात्मक पक्ष दिखाना आसान होगा।

दैनिक जीवन में, हम अलग-अलग अवसरों और वस्तुओं के अनुसार बोलने के लिए अलग-अलग पात्रों का चयन करते हैं, जिससे हमारी अनूठी पारस्परिक शैली बनती है। साथ ही, अन्य लोग भी हमसे बात करने के लिए अपनी भूमिकाओं में से एक का उपयोग करेंगे, इसलिए हमें अन्य लोगों की भूमिकाओं का भी विश्लेषण करना चाहिए (उनके द्वारा उपयोग किए जाने वाले शब्दों और शारीरिक भाषा पर ध्यान दें) और उचित भूमिका, दृष्टिकोण और प्रतिक्रिया देने का तरीका चुनना चाहिए।

कार्यस्थल में पितृसत्तात्मक संचार पैटर्न से कैसे निपटें?

कार्यस्थल में, हमारी सबसे आम बॉस-कर्मचारी संचार विधि ‘माता-पिता-बच्चे’ मोड है, खासकर जब बॉस कर्मचारियों को कार्य सौंपता है या काम का मूल्यांकन करता है।

बॉस: ‘काम से निकलने से पहले पूरी रिपोर्ट मेरी मेज पर रख दो। जब तक काम पूरा न हो जाए, तुम्हें काम छोड़ने की अनुमति नहीं है।’

कर्मचारियों के रूप में, जब हमें अपने बॉस से ऐसे पितृसत्तात्मक आदेशों का सामना करना पड़ता है, तो हमारे पास प्रतिक्रिया देने के लिए निम्नलिखित तीन संभावनाएँ होती हैं:

• पी (अभिभावक): ‘मैं व्यस्त हूं। आज काम से छुट्टी के बाद मेरे पास करने के लिए अन्य काम हैं। आप इसे करने के लिए किसी और को ढूंढ सकते हैं।’
• ए (वयस्क): ‘आपने मुझसे कल के लिए ग्राहक जानकारी तैयार करने के लिए कहा था। अगर मुझे काम से निकलने से पहले यह रिपोर्ट पूरी करनी होगी, तो मेरे काम में देरी होगी। मुझे लगता है कि ग्राहक जानकारी अधिक जरूरी और महत्वपूर्ण है। मैं दे दूंगा आप कल रिपोर्ट करेंगे, या क्या किसी अन्य सहकर्मी को कार्यभार सौंपना ठीक है?
• सी (बच्चा): ‘मुझे परवाह नहीं है, अगर मैं काम से निकलने से पहले इसे पूरा नहीं कर सकता, तो चलो इसके बारे में कल बात करते हैं!’

भले ही बॉस कर्मचारियों के साथ संवाद करने के लिए पेरेंट मोड का उपयोग करता है, कर्मचारी असहज महसूस करेंगे, लेकिन अगर बॉस प्रतिक्रिया में माता-पिता या बच्चे के संचार मोड का उपयोग करता है, तो हम परिणाम की कल्पना कर सकते हैं! इसलिए, भले ही आप नाखुश हों, कार्यस्थल पर अच्छे संचार और रिश्ते बनाए रखने के लिए वयस्क तरीके से प्रतिक्रिया देने का प्रयास करना अक्सर बेहतर होता है।

प्रभावी ‘वयस्क-से-वयस्क’ संचार बनाएं

कार्यस्थल में सहकर्मियों के साथ संवाद करते समय, आदर्श बात यह है कि लगातार ‘वयस्क-से-वयस्क’ बातचीत बनाएं और उद्देश्यपूर्ण और तर्कसंगत रूप से संवाद करें ताकि काम कुशलतापूर्वक और सुचारू रूप से आगे बढ़ सके। लेकिन संचार दोतरफा है। ‘वयस्क-से-वयस्क’ संपर्क बनाने के लिए, दोनों पक्षों को ‘वयस्क’ भूमिका अपनाने की आवश्यकता है।

तथाकथित ‘वयस्क-से-वयस्क’ बातचीत वास्तव में एक प्रकार के प्रभावी संचार को संदर्भित करती है, यानी वक्ता और श्रोता संदेश को एक ही तरह से समझते हैं। लेकिन कभी-कभी, आज्ञाकारी व्यक्ति द्वारा जानकारी की व्याख्या पूरी तरह से अलग अर्थ के रूप में की जा सकती है, जो गलतफहमी या यहां तक कि संघर्ष का कारण बन सकती है और कार्य संचार को प्रभावित कर सकती है।

दूसरी ओर, कई लोग संचार के उद्देश्य को भी नजरअंदाज कर देंगे, जो न केवल अपनी राय व्यक्त करना है, बल्कि दूसरे पक्ष को आपके संदेश को सही मायने में समझने की अनुमति देना भी है। इसलिए, प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए स्पष्ट प्रतिक्रिया बहुत महत्वपूर्ण है। यदि दोनों पक्ष केवल इस बात की परवाह करते हैं कि वे क्या कहना चाहते हैं और यह नहीं कि दूसरा पक्ष इसे समझता है या नहीं, तो वे आपस में ही बात करने लगेंगे, संचार में बाधाएँ आएंगी और काम सुचारू रूप से आगे नहीं बढ़ पाएगा।

हर किसी का जानकारी संप्रेषित करने का अपना तरीका होता है और उसे प्राप्त करने और समझने का अपना तरीका होता है। इसलिए संचार की प्रक्रिया में यह न सोचें कि दूसरे आपको तुरंत समझ लेंगे। दूसरों से फीडबैक लेना भी जरूरी है। इसी तरह, दूसरे पक्ष को आपकी समझ के बारे में बताने के लिए सक्रिय फीडबैक से भी गलतफहमी से बचा जा सकता है और काम को अधिक कुशल बनाया जा सकता है।

सक्रिय प्रतिक्रिया के अलावा, निम्नलिखित 6 युक्तियाँ आपको ‘वयस्क-से-वयस्क’ वार्तालाप बनाने और अच्छा कार्यस्थल संचार स्थापित करने में भी मदद कर सकती हैं।

अच्छा कार्यस्थल/टीम संचार प्राप्त करने के लिए 6 युक्तियाँ

1. बीच में टोकने की बजाय सुनें

जब हम दूसरे व्यक्ति से असहमत होते हैं, तो हम तुरंत उनका खंडन करने के लिए प्रलोभित हो सकते हैं, लेकिन इससे दूसरे व्यक्ति को आसानी से ठेस पहुंच सकती है और बातचीत भावनात्मक हो सकती है। हम टकराव की संभावना को कम करने के लिए समस्या का समाधान या सुझाव देने से पहले दूसरे व्यक्ति के दृष्टिकोण या कारणों को धैर्यपूर्वक सुनने और रोकने की इच्छा को रोक सकते हैं।

2. बोलने से पहले अच्छे से सोच लें

संचार दूसरे व्यक्ति के विचारों को समझने के बारे में है। बोलने से पहले, आप यह सोचने के लिए कुछ समय ले सकते हैं कि प्रश्न कैसे पूछे जाएँ। उदाहरण के लिए: यदि हम निश्चित नहीं हैं कि बॉस का मतलब क्या है, तो आँख बंद करके ‘मैं समझता हूँ’ कहने और गलत काम करने के बजाय, सुनने के बाद बॉस ने जो कहा है उसे अपने शब्दों में दोहराकर पुष्टि कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए:

• बॉस: ‘इस परियोजना को परसों उन कई स्थानों पर संशोधित करने की आवश्यकता है जिनका मैंने अभी उल्लेख किया है। क्या आप समझते हैं?’
• कर्मचारी: ‘बॉस, क्या आपका मतलब यह है कि ए, बी और सी को संशोधित करने के अलावा, क्या कोई अन्य क्षेत्र हैं जिनमें सुधार की आवश्यकता है?’

3. बातचीत शुरू करने के लिए सही समय चुनें

कार्यस्थल पर संचार करते समय, आपको प्राथमिकताओं और दूसरे पक्ष की भावनात्मक स्थिति पर ध्यान देना चाहिए। उदाहरण के लिए: बॉस का मूड आज ख़राब है। क्या हमें उसके लिए और बुरी ख़बरें लाने से बचना चाहिए? कार्यस्थल संचार में दूसरे व्यक्ति का चेहरा और मनोदशा स्पष्ट रूप से देखना एक महत्वपूर्ण कौशल है।

4. पुष्टि करें कि चर्चा के विषय और फोकस पर दोनों पक्षों की आम सहमति है

विभिन्न पदों पर कार्यरत कर्मचारियों की कार्य सामग्री अलग-अलग होती है और वे समस्याओं को अलग-अलग दृष्टिकोण से देखते हैं। इसलिए, जब हम अपने विचार व्यक्त करते हैं, तो हमें दूसरे पक्ष की स्थिति और शंकाओं पर भी विचार करना चाहिए, ताकि आम सहमति तक पहुंचना आसान हो।

5. संवाद करने के लिए उचित शब्दों और दृष्टिकोण का प्रयोग करें

ऐसे शब्दों का प्रयोग करने से बचें जो बहुत अधिक व्यक्तिपरक या भावनात्मक हों, जैसे ‘मुझे लगता है’, ‘मुझे लगता है’, आदि। यह हमें कार्यस्थल में व्यावसायिकता बनाए रखने की अनुमति देता है। इसके अलावा, हम यह नहीं मान सकते कि दूसरे जानते हैं कि हम किस बारे में बात कर रहे हैं। गलतफहमी से बचने के लिए हमें समय, स्थान, लोगों और चीजों को स्पष्ट रूप से समझाने के लिए विशिष्ट और स्पष्ट भाषा का उपयोग करना चाहिए।

6. संवाद में ईमानदारी दिखाएं और फीडबैक दें

अन्य लोगों के सुझावों या प्रश्नों का सामना करते समय, भले ही वे आपके अपने विचारों से विरोधाभासी हों, आप पहले उन पर तर्कसंगत दृष्टिकोण से चर्चा कर सकते हैं और दूसरे व्यक्ति के विचारों को समझने के लिए जिज्ञासा का उपयोग कर सकते हैं। यह प्रगति करने का एक अवसर भी हो सकता है।

**यदि आप प्रबंधन में हैं, तो आपको सुनना सीखना होगा! **

कई बार हम केवल ‘कैसे बोलें’ पर ध्यान देते हैं, ‘कैसे सुनें’ पर नहीं। वास्तव में, प्रबंधन के लिए अन्य लोगों की राय और भावनाओं को सुनना सीखना अधिक महत्वपूर्ण है। आप पूछ सकते हैं: क्या प्रबंधन का काम ‘दूसरों को अपनी बात सुनाना’ नहीं है? हमें सुनना क्यों सीखना चाहिए? एक प्रबंधक के रूप में, आपको वास्तव में अधिक संवेदनशीलता से सोचने की आवश्यकता है। नीचे उल्लिखित तीन-स्तरीय विश्लेषण आपकी मदद कर सकता है।

जानकारी के प्रत्येक टुकड़े का वास्तव में विभिन्न स्तरों पर विश्लेषण किया जा सकता है और इसे तीन स्तरों में विभाजित किया जा सकता है। पहला स्तर: तथ्य, जो सबसे शाब्दिक अर्थ है। दैनिक बातचीत में, बहुत से लोग केवल सतही अर्थ सुनते हैं और संदेश सामग्री की दूसरी परत को गहराई से नहीं समझते हैं: भावनाएँ, जो संदेश देते समय वक्ता की भावनात्मक स्थिति है। अंत में, हम वास्तव में सामग्री की तीसरी परत के बारे में अधिक सोच सकते हैं: उद्देश्य, जो संदेश के पीछे वक्ता का विचार है।

उदाहरण के लिए: यदि आप एक प्रबंधक हैं और कर्मचारियों को ओवरटाइम काम करने की शिकायत करते हुए सुनते हैं…

• स्तर 1: कर्मचारी ओवरटाइम काम करना पसंद नहीं करते।
• दूसरा स्तर: जानकारी देते समय कर्मचारी कैसा महसूस करते हैं? क्या आप अनुचित/थका हुआ/निराश/क्रोधित/अपमानित महसूस करते हैं?
• तीसरा स्तर: कर्मचारियों द्वारा ओवरटाइम के बारे में शिकायत करने का उद्देश्य क्या है?

कुछ कर्मचारियों को लगता है कि उन्हें अपनी कड़ी मेहनत के लिए अधिक मिलता है और जब तक उन्हें ओवरटाइम वेतन मिलता है, वे ओवरटाइम काम करने को तैयार रहते हैं;
कुछ कर्मचारियों का मानना है कि काम के घंटे सीमित होने चाहिए और काम के लिए जीवन का बलिदान नहीं दिया जाना चाहिए;
कुछ कर्मचारियों को यह भी लगता है कि ओवरटाइम काम करने पर भी उन्हें प्रबंधन द्वारा मान्यता नहीं दी जाती है।

आपको कर्मचारियों को सुने जाने और सम्मानित महसूस कराने के लिए अलग-अलग विचारों का अलग-अलग तरीकों से जवाब देना होगा।

अपनी भूमिकाओं और संचार पैटर्न को समझें और उनमें महारत हासिल करें, और अपनी जागरूकता और जागरूकता बढ़ाने के लिए उनका उपयोग करें। अपने आस-पास की विभिन्न संचार शैलियों का विश्लेषण करें और समायोजन करें।

कार्यस्थल में, अपने सुनने के कौशल का अभ्यास करना आवश्यक है। एक ‘वयस्क’ के रूप में संचार करने और अपने संचार कौशल में सुधार करने के बाद, आप पाएंगे कि कार्यस्थल में पारस्परिक समस्याएं हल हो जाएंगी!

संचार एक विज्ञान है, और कार्यस्थल में संचार को अधिक कुशल बनने के लिए अनुभव के संचय की आवश्यकता होती है। कार्यस्थल पर नवागंतुकों को एक या दो गलतियों के कारण अधिक निराश नहीं होना चाहिए! 😭

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